بيئة العمل عن بعد

تتوفر العديد من الموارد المفيدة للموظفين. يُعد الموقع الإلكتروني الداخلي لوكالتهم وموقع وزارة العمل والصناعة الخاص ببيئة العمل نقطة انطلاق جيدة لأي موظف . يمكن للموظف العثور على معلومات قيّمة حول الإجراءات والأدوات والتدريب.

يمكن للموظف أو المشرف العثور من خلال هذه الروابط على الأدوات اللازمة لمساعدتهم على إتمام العملية المريحة:

•  قائمة التحقق من بيئة العمل المريحة للموارد البشرية في الولاية [وثيقة وورد]
•  نموذج (نماذج) التقييم الذاتي للموارد البشرية للدولة [Word doc]
• المعدات الموصى بها من قبل إدارة الموارد البشرية للعمل عن بُعد [وثيقة وورد]
• المواد التعليمية مثل قسم بيئة العمل السلامة والصحة في LNI صفحة

بعد أن يقوم الموظف بمراجعة المواد التعليمية كما تم تحديدها في قائمة التحقق من بيئة العمل، فإنه ينتقل بعد ذلك إلى الخطوة 2.

يتيح التقييم الذاتي للموظف وصاحب العمل توثيق مخاوف الموظفين وإرشادهم نحو كيفية الاعتناء بأنفسهم. قد يتضمن التقييم الذاتي صورًا لمساحة عمل الموظف، ولكن لا يُشترط وجود صور. (قد يُقدم المشرف "نصائح الصور" من معهد التعليم والتصنيع أدناه للموظف لمساعدته في الحصول على صور مفيدة). يُرجى التعاون مع الموظف لتحديد أفضل الإجراءات لكل حالة.

• إذا كشف التقييم الذاتي للموظف عن جوانب مثيرة للقلق، فعليه التواصل مع مشرفه، أو قسم الموارد البشرية، أو أخصائي بيئة العمل؛ أيهما تقتضي سياسة الوكالة. (ملاحظة: لا يشترط أن يمر طلب الموظف عبر المشرف. يُرجى مراجعة السياسة الداخلية للوكالة).
• إذا لم تكن هناك أي مخاوف، يجب على المشرف التواصل مع الموظف بعد تلقي التقييم الذاتي وتقديم تقييم ذاتي للموظف.

إذا قرر المشرف، بعد مناقشة الموظف، ضرورة إجراء تقييم رسمي، فسيتواصل الموظف أو المشرف مع مُقيِّم الموارد البشرية/بيئة العمل. سيقوم المُقيِّم بعد ذلك بجدولة تقييم عن بُعد وإرسال إشعار إلى الموظف مع نسخة منه إلى المشرف لضمان مراجعة المواد التعليمية وإكمال التقييم الذاتي للموظف.

هناك عدة أمور يجب إنجازها قبل الاجتماع الفعلي مع الموظف. للتحضير لتقييم بيئة العمل، سيرغب المُقيِّم في معرفة ما إذا كان لدى الموظف أي مخاوف بشأن تقييمات الفيديو. في هذه الحالة، قد يلزم حل هذه المخاوف قبل الاجتماع الافتراضي. بالإضافة إلى ذلك، سيحتاج المُقيِّم أيضًا إلى ما يلي من الموظف، مُرتبة حسب الأهمية.

1. قم بمراجعة المواد التعليمية بالكامل (انظر قائمة التحقق من بيئة العمل).
2. أكمل التقييم الذاتي
3. تقديم الصور إذا اختار الموظف القيام بذلك قبل الاجتماع (انظر قسم الصور أدناه وورقة نصائح الصور)
   1. يُنصح باستخدام أربع صور تُظهر مناظر جانبية للموظف جالسًا على كرسيه في مكان عمله، ويداه على لوحة المفاتيح/الفأرة قيد الاستخدام. مع ذلك، قد يكون من الممكن الحصول على جميع الزوايا الأربع في صورتين:
   2. من الرأس إلى الخصر بما في ذلك الشاشة التي ينظر إليها الموظف أثناء العمل
   3. الكتفين إلى مقعد الكرسي مع وضع اليدين على لوحة المفاتيح
   4. الكتفين إلى مقعد الكرسي مع وضع اليد على الفأرة
   5. من الخصر إلى القدمين أثناء الجلوس مع وضع اليدين على لوحة المفاتيح/الماوس
4. توفير قياسات منطقة عملهم لتشمل:
   1. سطح العمل/المكتب أو سطح الطاولة (العرض والعمق)
   2. ارتفاع سطح المكتب عن الأرض
   3. الفتحة الموجودة أسفل المكتب حيث توجد الأرجل عند العمل (العرض والارتفاع)

بمجرد الانتهاء من العمل التمهيدي، سيقوم المُقيِّم بتحديد موعد للقاء افتراضي مع الموظف والمشرف (المشرف اختياري) لإكمال التقييم.

ملاحظة هامة حول الصور:

الصور التي يرسلها الموظف للمساعدة في تقييم بيئة العمل تثير مخاوف بشأن الخصوصية والسجلات العامة. إذا اختار الموظف تقديم صور لنفسه في مكان عمله المنزلي، فننصح الجهات المعنية بشدة باتباع ما يلي:

1. احذف الصور بعد الحصول على المعلومات اللازمة ونسخها في التقرير النهائي. يجب نسخ المعلومات اللازمة للتقييم إلى تقرير بيئة العمل. يمكن بعد ذلك إتلاف الصور، وستُطبق فترة الاحتفاظ بالسجل، وهي ست سنوات، للبيانات المتعلقة ببيئة العمل على تقييم بيئة العمل كسجل رسمي.
2. قدّم للموظفين تعليماتٍ حول كيفية التعامل مع الصور. على الموظفين الراغبين بالمشاركة حذف الرسالة المرسلة من مجلد البريد المرسل في Outlook. إذا كانت وكالتكم لا تدعم استخدام الأجهزة الشخصية في الأعمال الرسمية للدولة، فينبغي تشجيع الموظفين على استخدام الأجهزة المملوكة للدولة فقط لالتقاط هذه الصور كلما أمكن. على مستلمي الصور فتحها في Outlook فقط، وعدم حفظ أي نسخ محلية على أجهزة الكمبيوتر. بعد أن يُفرغ الموظفون من نسخ البيانات من الصور، يجب عليهم أيضًا حذف البريد الإلكتروني المُستلم الذي يحتوي على الصور خلال 10 أيام من استلامه لضمان عدم وصول الصور إلى الخزنة.

ماذا بعد؟ بعد الانتهاء من تقييم بيئة العمل، لا تزال هناك عدة خطوات يجب إكمالها. التنسيق مع مستشار الموارد البشرية المختص داخل الوكالة أمر بالغ الأهمية، بغض النظر عن سبب التقييم.

التقييم كجزء من عملية التسهيلات المعقولة

إذا كان التقييم مرتبطًا بتسهيلات معقولة، فيجب على أخصائي بيئة العمل مقابلة مستشار الموارد البشرية المختص قبل تقديم نتائجه للموظف. قد تكون هناك عوامل أخرى يجب مراعاتها كجزء من عملية التسهيلات المعقولة التفاعلية. ويعتمد ذلك على إعاقة الموظف/إعاقاته، بالإضافة إلى أي عوائق أو قيود أخرى يحددها مقدم الرعاية الصحية للموظف.

التقييم بسبب مشكلة طبية

إذا كان التقييم ناتجًا عن مشكلة طبية كامنة، فيجب على أخصائي بيئة العمل مقابلة مستشار الموارد البشرية المختص قبل تقديم نتائجه للموظف. قد تكون هناك عوامل أخرى يجب أخذها في الاعتبار كجزء من العملية التفاعلية.

التقييم بسبب توجيه الموظف الجديد، أو اتفاقية العمل عن بعد، أو الوقاية، أو عدم الراحة، أو المتابعة

1. اتبع سياسة الوكالة الداخلية بشأن الإخطار والموافقة (مجلس الموارد البشرية، المشرف، وسلطة التعيين). ويشمل ذلك:
   1. اتباع عملية التشغيل الداخلية للوكالة
   2. قم بالتنسيق مع مستشار الموارد البشرية في الوكالة قبل أن يوصي أخصائي بيئة العمل بأي عمليات شراء للمعدات.
2. قم بتدوين النتائج والتوصيات وأرسل التقرير إلى الموظف والمشرف، بما في ذلك الحلول الموصى بها/المقدمة لضمان بيئة العمل الصحيحة.
3. مراجعة نتائج الاستشارة عن بُعد مع الموظف والمشرف. حدّد موعدًا لاجتماع هاتفي أو إلكتروني لمناقشة التحليلات والتوصيات.
   1. ما هي الحلول/الخيارات المتاحة
   2. أي توصيات إضافية بشأن التدريب أو الموارد
   3. هل هناك حاجة لمعدات؟ في هذه الحالة، يُرجى التعاون مع الموظف والمشرف لمعالجة الطلب والموافقة عليه وتسليمه للموظف.

بعد الانتهاء من تقييم بيئة العمل، سواءً كان تقييمًا ذاتيًا للموظف أو تقييمًا رسميًا، من المهم جدًا متابعة الموظف. تواصل معه خلال 4-6 أسابيع للتأكد من:

• قام الموظف بوضع التغييرات المريحة الموصى بها في مكانها
• يتبع الموظف ممارسات بيئة العمل الصحيحة
• الحلول تعمل
• لقد تلقوا المعدات الموصى بها إذا كانت مناسبة.

ملاحظة: يمكن متابعة الموظف بعدة طرق: استبيان، بريد إلكتروني، أو اجتماع متابعة. من المهم التذكير بأن نتائج المتابعة، سواءً كانت كتابية أو استبيانية، قد تُنشر للعموم. لذا، ينبغي على الجهات المعنية التفكير ملياً فيما تطلبه من الموظفين لإدراجه في سجلات عامة محتملة.

رسالة يمكن إرسالها للموظفين:

لضمان حصولك على دعم مريح بسرعة وكفاءة، نود أن نقدم لك تقييمًا عن بُعد لمكان عملك المكتبي. مع أن هذا ليس ضروريًا، إلا أن الصور الجيدة جزءٌ أساسيٌّ من التقييم عن بُعد. نود أن نتعرف على كيفية تفاعلك مع مكان عملك، وخاصةً جهاز الكمبيوتر إذا كنت تستخدمه بكثرة.

1. إن أمكن، اطلب من أحدهم التقاط صور لك على مكتبك من زوايا مختلفة. التقط صورة واحدة على الأقل تُظهرك من الجانب، من رأسك إلى قدميك. يُرجى عدم اتخاذ وضعيات معينة لالتقاط الصور. اعمل كالمعتاد بحيث تُظهر الصور وضعيتك المعتادة. أمثلة:

2. قم بإدراج بعض الصور لمحطة العمل بدونك حتى نتمكن من رؤية مخطط عملك ومعداتك بشكل أفضل.
3. إذا كانت لديك مشكلات أو مهام عمل معينة تقلقك، فتأكد من التقاط صور لها أيضًا.