العمل عن بعد وإدارة الأداء

يُعدّ التواصل المتكرر والمدروس بين المشرفين والموظفين العاملين عن بُعد أمرًا ضروريًا لنجاح العمل عن بُعد. ينبغي أن تكون التوقعات من الموظف واضحة وموثقة، وأن تُراجع بانتظام لضمان وجود فهم مشترك بين الموظف والمشرف لأداء الموظف، ونقاط قوته، وأي جوانب تحتاج إلى تحسين.

ينبغي على الموظفين والمشرفين أيضًا مناقشة خيارات جدول العمل الذي يُمكّنهم من أداء واجباتهم الوظيفية، ويتيح لهم المرونة أثناء العمل عن بُعد لتلبية أي احتياجات غير مرتبطة بالعمل، مثل رعاية المُعالين (من جميع الأعمار). يُعدّ دعم الموظفين وإخطارهم قبل وقت كافٍ عند إجراء أي تغييرات على الجدول أو التوقعات جزءًا أساسيًا من هذا العمل.

قبل اتخاذ القرار النهائي بعدم قدرة الموظف الذي يعمل عن بُعد على إنجاز عمله الموكل إليه بفعالية، ينبغي على المشرف مناقشة وتوثيق مخاوف الأداء مع الموظف الذي يعمل عن بُعد، تمامًا كما يفعل مع الموظف الذي يعمل في الموقع. وترد العملية الدقيقة لإدارة الأداء في قانون العمل، واتفاقيات العمل الجماعية، وسياسة الوكالة. وبشكل عام، ينبغي أن تُتاح للموظفين فرصة معالجة مخاوف الأداء قبل اتخاذ القرار النهائي بسحب الموافقة. وينبغي مناقشة هذه العملية عند وضع خطة العمل عن بُعد.

ينبغي على صاحب العمل تقديم إشعار مسبق قدر الإمكان قبل سحب موافقته على العمل عن بُعد. نوصي بتقديم إشعار مسبق لا يقل عن 30 يومًا.

لا يُقصد تطبيق فترة الإشعار هذه في المواقف التي تتطلب فيها الاحتياجات التشغيلية العرضية أو غير المتكررة لصاحب العمل عودة الموظف إلى الموقع.

تُشجَّع الوكالات بشدة على جعل عملية استدعاء الموظفين الدائم عمليةً مدروسةً ومخططةً جيدًا. كما يُشجَّع أصحاب العمل على تحديد أيام/ساعات العمل المطلوبة في الموقع مسبقًا في اتفاقية العمل عن بُعد، ويجب عليهم تقديم إشعارٍ مبكرٍ قدر الإمكان لطلبات العودة العرضية إلى الموقع، مع إدراك أن إجراء تغييرات على الروتين دون إشعارٍ يُعيق حياة الموظف. وينبغي على المشرفين والموظفين مناقشة كيفية تعامل الطرفين مع هذه المواقف مسبقًا عند إبرام اتفاقية العمل عن بُعد.

قد تشعر الوكالات بالقلق إزاء ضرورة تقديم إشعار قبل سحب الموافقة على العمل من المنزل. يهدف تقديم الإشعار إلى منح الموظف وقتًا كافيًا لاتخاذ أي ترتيبات شخصية ضرورية تسمح له بالعودة إلى العمل، دون إعاقة قدرة الشركة على الاستجابة بشكل مناسب لأي حاجة عمل طارئة.

لتحقيق فوائد العمل عن بُعد لكلٍّ من صاحب العمل والموظف، ينبغي للوكالات مراعاة الواقع الذي لا يزال يواجه الموظفين وأصحاب العمل. يُعدّ تقديم إشعار مناسب ومناقشة مشاكل الأداء مع الموظفين قبل إجراء أي تغييرات على ترتيبات العمل عن بُعد خطواتٍ معقولة. فهي تُمكّن الموظفين من الاعتماد على التزام صاحب العمل بدعم التنقل وتوفير بيئة عمل تُركّز على الإنسان. كما أنها تزيد من احتمالية بقاء الموظفين في الوكالة، وتُساعد في بناء سمعة إيجابية للوكالة كجهة عمل مُفضّلة.

لقد تعلمنا أن توفير خيارات العمل عن بُعد يُسهم في تنويع القوى العاملة وتوسيع فرص الحصول على الوظائف. في المقابل، تواجه الدولة خطرًا كبيرًا يتمثل في زيادة دوران العمالة، وانخفاض الإنتاجية، وتراجع مشاركة القوى العاملة إذا لم تُواصل دعم العمل عن بُعد. إن إتاحة ودعم العمل عن بُعد الناجح يعود بالنفع على الموظف وصاحب العمل. فهو وسيلة لضمان المرونة التشغيلية وزيادة معدلات الاحتفاظ بالقوى العاملة في الدولة.

المرونة والدعم أمران مهمان

إن تقديم خيارات داعمة للموظفين لتحقيق المزيد من المرونة، بما في ذلك العمل عن بعد، يهدف إلى تمكين الأشخاص من مواصلة العمل، بدلاً من أخذ إجازات أو ترك القوى العاملة بالكامل - وهو الهدف الذي يقلل من عدم المساواة ويفيد الموظفين والوكالات وأولئك الذين نخدمهم.

لا شيء في هذه الصفحة يهدف إلى الحد من سلطة صاحب العمل في تحديد الوظائف المؤهلة للعمل عن بُعد، أو إلى أي مدى تسمح مهام الوظيفة بالعمل عن بُعد. ليست كل الوظائف التي يُمكن العمل فيها عن بُعد مُتاحة للعمل بدوام كامل. هناك بعض أنواع العمل التي يجب أداؤها في الموقع لتلبية الاحتياجات التشغيلية، وتحديد هذا العمل من اختصاص الجهة. يُقصد بهذا التوجيه فقط معالجة الحالات التي يشغل فيها الموظف وظيفة مُصنفة على أنها مؤهلة للعمل عن بُعد نظرًا لأنه يُؤدي قدرًا من العمل يُمكن إنجازه عن بُعد.

استجابةً للواقع العملي الذي واجهه موظفو الدولة في بداية الجائحة، وقرار "البقاء في المنزل والبقاء بصحة جيدة" الصادر على مستوى الولاية، أصدرت إدارة الموارد البشرية في OFM توجيهاتٍ توضيحية في مارس 2020، موجهةً الجهات صراحةً إلى التنازل عن أي شرطٍ سياسي يحظر رعاية الآخرين أثناء العمل عن بُعد. ومنذ ذلك الحين، أثبتت التجربة أن العديد من موظفي الدولة ما زالوا قادرين على أداء واجباتهم بنجاح أثناء العمل عن بُعد ورعاية مُعاليهم. وقد تطلب العديد منهم جداول عمل مرنة للقيام بذلك.

أظهرت أبحاث حديثة أيضًا أن نقص رعاية المُعالين دفع أعدادًا كبيرة من النساء إلى ترك العمل. تشهد الولايات المتحدة خسارةً في الإنتاجية تُقدر بـ 12.7 مليار دولار أمريكي نتيجةً لانخفاض مشاركة القوى العاملة وأيام العمل الضائعة بسبب رعاية المُعالين. إن تقليل دوران العمل والإجازات غير المخطط لها من خلال إرساء ممارسات مرنة وداعمة يخدم مصالح الدولة، وكذلك مصالح الموظفين المتضررين.

في المستقبل، ينبغي على هيئات السلطة التنفيذية في الولايات إما إلغاء أو عدم إعادة العمل بأي بند سابق في سياسات العمل عن بُعد يحظر رعاية الآخرين أثناء العمل عن بُعد. ولا تمنع رعاية الآخرين موظف الولاية من العمل عن بُعد، مع احتفاظ صاحب العمل بحق إعادة النظر في الموافقة على العمل عن بُعد أو سحبها إذا لم يتمكن الموظف من أداء عمله الموكل إليه بفعالية.