Дистанційна робота та управління ефективністю
Хоча перехід до повсюдної віддаленої роботи був складним, зараз ми знаємо, що це не призвело до зниження продуктивності. Фактично, у більшості випадків ми помітили зростання продуктивності. Ми також знаємо, що більшість працівників дуже задоволені своєю поточною мобільністю та хочуть продовжувати мати гнучкість для дистанційної роботи в майбутньому (Джерело: Опитування щодо залученості державних службовців ). Хоча ми визнаємо, що певні види роботи та залученості неможливо виконувати дистанційно, схема дистанційної роботи, яка включає деякі дні на місці та деякі дні дистанційно, найчастіше може задовольнити потреби бізнесу та працівників.
Оскільки штат планує підтримувати гібридну робочу силу, багато агентств звертаються до державного відділу кадрів з проханням надати роз'яснення щодо того, як управління ефективністю має вирішуватися для віддалених працівників у довгостроковій перспективі. На даний момент ми не бачимо доказів того, що управління ефективністю має суттєво відрізнятися для дистанційних працівників від працівників, які працюють на місці. Але є деякі конкретні міркування, які агентства та керівники повинні враховувати при управлінні віддаленою робочою силою.
Оскільки штат планує підтримувати гібридну робочу силу, багато агентств звертаються до державного відділу кадрів з проханням надати роз'яснення щодо того, як управління ефективністю має вирішуватися для віддалених працівників у довгостроковій перспективі. На даний момент ми не бачимо доказів того, що управління ефективністю має суттєво відрізнятися для дистанційних працівників від працівників, які працюють на місці. Але є деякі конкретні міркування, які агентства та керівники повинні враховувати при управлінні віддаленою робочою силою.
У цьому розділі
Управління ефективністю дистанційних працівників
Ми дізналися, що завдяки продуманому управлінню ефективністю, відповідним інструментам та достатній організаційній підтримці, дистанційні працівники можуть досягти успіху. Ми наполегливо рекомендуємо органам виконавчої влади застосовувати наступні довгострокові підходи до управління ефективністю своїх співробітників під час дистанційної роботи. Ми закликаємо всі інші органи, включаючи законодавчу та судову гілки влади, вищі навчальні заклади, ради, комісії та управління, також застосовувати цей підхід, коли це можливо, та відповідно до потреб їхнього бізнесу.
Проактивно вирішуйте проблеми з продуктивністю
Для успішної віддаленої роботи необхідне часте та цілеспрямоване спілкування між керівниками та працівниками, які працюють дистанційно. Очікування щодо працівника мають бути чіткими, задокументованими та часто переглядатися, щоб працівник та керівник мали спільне розуміння роботи працівника, його сильних сторін та будь-яких сфер, де їм потрібно покращити.
Працівники та керівники також повинні обговорити варіанти графіка роботи, який дозволить працівникам виконувати свої посадові обов'язки та проявляти гнучкість під час дистанційної роботи, щоб задовольнити будь-які неробочі потреби, такі як догляд за утриманцями (будь-якого віку). Підтримка працівників та належне повідомлення про зміни в графіку або очікуваннях є критично важливою частиною цієї роботи.
Перш ніж прийняти остаточне рішення про те, що працівник, який працює дистанційно, не в змозі ефективно виконувати доручену йому роботу дистанційно, керівник повинен обговорити та задокументувати занепокоєння щодо ефективності роботи з працівником, який працює дистанційно, так само, як і з працівником, який працює на місці. Точний процес управління ефективністю роботи встановлено в Податкових кодексах, Колегіальних угодах та політиці агентства. Як правило, працівники повинні мати можливість вирішити проблеми щодо ефективності роботи, перш ніж буде прийнято остаточне рішення про скасування схвалення. Такий процес слід обговорити під час розробки плану дистанційної роботи.
Надайте повідомлення перед відкликанням схвалення
Роботодавець повинен попередити про це якомога раніше, перш ніж відкликати дозвіл на дистанційну роботу. Ми рекомендуємо попередити про це щонайменше за 30 днів.
Цей термін попередження не призначений для застосування в ситуаціях, коли випадкові або нечасті операційні потреби роботодавця вимагають від працівника повернення на робоче місце.
Агентствам наполегливо рекомендується зробити постійне повернення працівників продуманим та добре спланованим процесом. Роботодавцям рекомендується заздалегідь вказати в угоді про дистанційну роботу необхідні дні/години перебування на місці та якомога раніше повідомляти про випадкові запити на повернення на місце, визнаючи, що внесення змін до розпорядку дня без попередження порушує життя працівника. Керівники та працівники повинні заздалегідь обговорити, як ці ситуації будуть вирішуватися обома сторонами, під час укладання угоди про дистанційну роботу.
Вирішення проблем агентства
Агентства можуть бути стурбовані необхідністю надання повідомлення перед відкликанням дозволу на роботу з дому. Надання повідомлення має на меті дати працівнику достатньо часу для здійснення будь-яких особистих заходів, необхідних для повернення на робоче місце, щоб не погіршити здатність бізнесу належним чином реагувати на термінові бізнес-потреби.
Щоб скористатися перевагами дистанційної роботи як для роботодавця, так і для працівника, агентствам необхідно враховувати реалії, з якими продовжують стикатися працівники та роботодавці. Надання працівникам належного повідомлення та вирішення проблем з продуктивністю перед внесенням змін до графіку дистанційної роботи є розумними кроками. Вони дозволяють працівникам покладатися на зобов'язання роботодавця підтримувати мобільність та людиноорієнтоване робоче середовище. Вони також підвищують ймовірність того, що працівники залишаться в агентстві, та допомагають створити позитивну репутацію агентства як обраного роботодавця.
Ми дізналися, що пропонування варіантів віддаленої роботи може допомогти диверсифікувати робочу силу та розширити доступ до робочих місць. І навпаки, держава стикається зі значним ризиком збільшення плинності кадрів, зниження продуктивності праці та зменшення участі робочої сили, якщо не продовжуватиме підтримувати дистанційну роботу для працівників. Дозвіл та підтримка успішної віддаленої роботи вигідні як для працівника, так і для роботодавця. Це спосіб забезпечити операційну стійкість та вищі показники утримання працівників штату.
Гнучкість та підтримка мають значення
Пропонування співробітникам сприятливих варіантів для більшої гнучкості, включаючи дистанційну роботу, має на меті дати людям можливість продовжувати працювати, а не брати відпустки чи повністю звільнятися з робочої сили — мета, яка зменшує нерівність та приносить користь співробітникам, установам та тим, кому ми служимо.
Призначення дистанційної роботи та операційні потреби
Ніщо на цій сторінці не має на меті зменшити повноваження роботодавця визначати, які посади підлягають дистанційній роботі, або якою мірою обов'язки на посаді можуть дозволяти дистанційну роботу. Не всі посади, на яких можна працювати дистанційно, дозволяють виконувати її повний робочий день. Існують деякі види роботи, які необхідно виконувати на місці для задоволення операційних потреб, і визначення такої роботи є компетенцією агентства. Ці рекомендації призначені лише для випадків, коли працівник обіймає посаду, позначену як таку, що дозволяє дистанційну роботу, оскільки він виконує певний обсяг роботи, який можна виконати дистанційно.
Турбота про утриманців
У відповідь на практичні реалії, з якими зіткнулися державні службовці на початку пандемії, та на загальнодержавний наказ «Залишайтеся вдома, залишайтеся здоровими», Управління кадрів штату OFM у березні 2020 року видало роз'яснювальні вказівки, в яких чітко наказує установам відмовитися від будь-яких вимог політики, що забороняють догляд за іншими під час дистанційної роботи. Відтоді досвід показав, що багато державних службовців все ще можуть успішно виконувати свої обов'язки, працюючи дистанційно та доглядаючи за утриманцями. Багатьом для цього потрібен був гнучкий графік.
Нещодавні дослідження також показали, що брак догляду за залежними людьми спонукав значну кількість жінок покинути робочу силу. У США втрати продуктивності праці оцінюються в 12.7 мільярда доларів через зниження участі в робочій силі та пропущені робочі дні, пов'язані з доглядом за залежними людьми. Зменшення плинності кадрів та використання незапланованих відпусток шляхом запровадження гнучких та підтримуючих практик служить інтересам як держави, так і постраждалих працівників.
Надалі, органи державної виконавчої влади повинні або видалити, або не відновлювати будь-які попередні положення у своїх правилах дистанційної роботи, які забороняють догляд за іншими під час дистанційної роботи. Догляд за іншими не повинен перешкоджати державному службовцю працювати дистанційно, хоча роботодавець залишає за собою право переглянути або відкликати дозвіл на дистанційну роботу, якщо працівник не в змозі ефективно виконувати доручену йому роботу.