Quản lý hiệu suất của nhân viên
Quản lý hiệu suất nhân viên vừa là một quá trình vừa là cam kết xây dựng văn hóa hiệu suất:
- Liên kết hiệu suất cá nhân với mục tiêu và thước đo hiệu suất của tổ chức.
- Đảm bảo cả tổ chức và nhân viên đều thành công trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
- Thúc đẩy sự gắn kết, năng suất, sự phát triển và khả năng giữ chân nhân viên.
Trong phần này
Các phương pháp hay nhất
Các phương pháp hay nhất làm cho văn hóa hiệu suất trở nên rõ ràng và hữu hình
- Truyền đạt cam kết của ban điều hành. Giám đốc điều hành truyền đạt rõ ràng tới toàn thể nhân viên về cam kết của họ đối với các giá trị của một nền văn hóa hiệu suất cao.
- Quản lý hiệu suất tổ chức. Tổ chức có tầm nhìn, sứ mệnh và kế hoạch chiến lược có mục tiêu, mục đích, thước đo hiệu suất và mục tiêu cũng như chiến lược rõ ràng.
- Lập kế hoạch thực hiện. Mục tiêu, mục đích, thước đo hiệu suất và chỉ tiêu của tổ chức được triển khai đồng bộ thông qua kế hoạch hiệu suất của quản lý và nhân viên, cũng như các kết quả chính mong đợi. Kết quả mong đợi của nhân viên được giải thích bằng các thuật ngữ có thể đo lường hoặc quan sát được. Các tiêu chuẩn được truyền đạt cho cả hiệu suất thành công và xuất sắc. Kế hoạch phát triển cá nhân xác định nhu cầu và cam kết đào tạo và phát triển.
- Huấn luyện hiệu suất, phản hồi và đánh giá. Việc hướng dẫn và phản hồi được cung cấp khi cần thiết và theo định kỳ.
- Hành động khắc phục và kỷ luật. Sử dụng phương pháp tiếp cận có hệ thống, những nhân viên làm việc kém sẽ được xác định, điều chỉnh, chuyển sang vị trí khác hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Sự công nhận và khen thưởng. Có một quy trình để phân biệt, công nhận và khen thưởng những nhân viên có thành tích vượt quá mong đợi.
- Đào tạo và phát triển. Tất cả các giám sát viên đều được đào tạo ban đầu và đào tạo lại về lập kế hoạch hiệu suất, huấn luyện, phản hồi, đánh giá, hành động khắc phục và kỷ luật, cũng như công nhận và khen thưởng. Nhân viên được thông báo về hệ thống quản lý hiệu suất, bao gồm các mục tiêu, chỉ tiêu, biện pháp và chiến lược của kế hoạch chiến lược.
- Trách nhiệm quản lý. Các kế hoạch thực hiện, đánh giá tạm thời và đánh giá đều được kiểm toán về mức độ hoàn thành và chất lượng.
- Sự tự tin của nhân viên. Có một quy trình để đo lường mức độ tin tưởng của nhân viên vào mối liên hệ cá nhân của họ trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, mức độ đầu tư của người giám sát vào thành công của họ, khả năng giải quyết hiệu quả các vấn đề về hiệu suất của ban quản lý và cam kết của ban quản lý trong việc xây dựng và duy trì văn hóa hiệu suất.
- Phân bổ tài nguyên. Giám đốc điều hành và ban lãnh đạo cấp cao phân bổ đủ nguồn lực (nhân viên, ngân sách, thời gian) để sử dụng thành công tất cả các hệ thống quản lý hiệu suất, bao gồm các kế hoạch phát triển cá nhân và giải thưởng hiệu suất.
Chương trình Xác nhận Hiệu suất Lựa chọn
Xác nhận hiệu suất lựa chọn
Xác nhận hiệu suất lựa chọn (CPC) là một chương trình quản lý hiệu suất, được thiết kế để:
- Hỗ trợ các cơ quan nhà nước trong việc thu hút và phát triển nhân viên của họ
- Đảm bảo các cơ quan tuân thủ các tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất trước khi họ có thể đưa hiệu suất vào làm yếu tố quyết định nghỉ phép
- Ghi nhận các cơ quan đã cam kết trở thành nhà tuyển dụng được lựa chọn
![[Xem phiên bản có thể truy cập được của sơ đồ này tại: /sites/default/files/documents/WorkforceData/CPC/PMC_Pyramid.pdf]](https://ofm.wa.gov/sites/default/files/public/shr/WorkforceData/CPC/Bronze-Silver-Gold-Platinum-graphic.png)
Đánh giá tạm thời
Đánh giá tạm thời mang lại cho người giám sát cơ hội để:
- Thảo luận về tiến độ.
- Cung cấp hỗ trợ và nguồn lực.
- Điều chỉnh kỳ vọng.
- Giảm bớt sự lo lắng khi đánh giá.
Phát triển kế hoạch
Kế hoạch phát triển nhân viên
Để nhân viên thành công, họ cần hiểu rõ thành công trông như thế nào và thường xuyên được hướng dẫn cũng như phản hồi về tiến độ. Kế hoạch Hiệu suất và Phát triển (PDP) là một công cụ hỗ trợ giao tiếp giữa cấp trên và nhân viên về:
- Mối liên hệ giữa kết quả mong đợi của nhân viên với mục tiêu và thước đo hiệu suất của tổ chức.
- Tiêu chuẩn và kỳ vọng của nhân viên.
- Cam kết của tổ chức về đào tạo và phát triển.
- Sự tiến bộ, thành tích và nhu cầu phát triển của nhân viên.
PDP được thiết kế để hỗ trợ cả việc lập kế hoạch hiệu suất và phản hồi cho một giai đoạn hiệu suất cụ thể. Mỗi nhân viên mới nên có một kế hoạch hiệu suất khi bắt đầu công việc.
WAC 357-37-040 quy định rằng người sử dụng lao động phải sử dụng mẫu PDP chuẩn hoặc mẫu thay thế được Trợ lý Giám đốc Nhân sự Tiểu bang phê duyệt. Vui lòng liên hệ với bộ phận Nhân sự Tiểu bang của OFM theo địa chỉ SHRPlanning@ofm.wa.gov để biết thêm thông tin về việc phê duyệt các biểu mẫu PDP thay thế.
Vấn đề hiệu năng
Vấn đề hiệu năng
Mặc dù nhân viên gặp phải nhiều loại vấn đề về hiệu suất, nhưng hầu hết đều thuộc một trong ba loại sau:
- Năng suất (không đáp ứng được thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng hoặc mục tiêu sản xuất).
- Đi làm (không đến nơi làm việc, đi muộn hoặc về sớm).
- Hành vi (không đáp ứng được các tiêu chuẩn về hành vi).
Hiệu suất làm việc thường trở thành vấn đề khi có một chuỗi kỳ vọng không được đáp ứng. Tuy nhiên, chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể đủ nghiêm trọng để bị kỷ luật.
Đánh giá
Đánh giá
- Bắt đầu bằng một kế hoạch thực hiện hiệu quả. Bao gồm các biện pháp đánh giá hiệu suất rõ ràng và cập nhật kế hoạch trong suốt cả năm khi có sự thay đổi.
- Cung cấp phản hồi liên tục. Phản hồi liên tục giúp loại bỏ những bất ngờ trong quá trình đánh giá, giúp người giám sát tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên và cho nhân viên thời gian để cải thiện hiệu suất.
- Xác định các vấn đề/chủ đề chính cần thảo luận. Cung cấp cho nhân viên bản đánh giá dự thảo với đủ thời gian để xem xét và chuẩn bị cho cuộc họp đánh giá.
- Tránh bất ngờ. Hội nghị đánh giá không nên là lần đầu tiên nhân viên nghe về vấn đề hiệu suất làm việc hoặc nhận được sự công nhận cho một thành tích nào đó.
- Hãy cụ thể. Giải thích rõ ràng những thành tựu và thất bại. Tham khảo các mục tiêu trong kế hoạch thực hiện. Mô tả tác động của những thành tựu hoặc vấn đề về hiệu suất.
- Ghi lại cả hiệu suất tốt và xấu. Ghi lại các giải thưởng và lời khen cụ thể cũng như các biện pháp khắc phục hoặc kỷ luật và kế hoạch cải thiện hiệu suất. Đảm bảo đánh giá toàn bộ năm và tránh "hiệu ứng hào quang/sừng" khi chỉ đánh giá hiệu suất gần đây nhất.
- Tập trung vào các vấn đề và mục tiêu chính. Tránh những chi tiết không liên quan đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Hãy có tính xây dựng. Tập trung vào những gì nhân viên cần làm tiếp theo để phát triển kiến thức và kỹ năng hoặc cải thiện hiệu suất.
Các vấn đề về điểm danh
Các vấn đề về điểm danh
Nhân viên được yêu cầu nghỉ phép khi cần thiết để phục hồi sức khỏe sau khi ốm, duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống, cũng như quản lý sức khỏe và các nhu cầu cá nhân khác. Tuy nhiên, khi tình trạng vắng mặt kéo dài dẫn đến giảm năng suất hoặc cản trở công việc của người khác, việc đi làm có thể trở thành vấn đề. Các vấn đề về đi làm có thể biểu hiện như sau:
- Vắng mặt không có phép hoặc không theo lịch trình.
- Mẫu hình trước và sau khi vắng mặt vào cuối tuần.
- Đi trễ và khởi hành sớm.
- Nghỉ giải lao dài hoặc thường xuyên.
- Sử dụng thời gian nghỉ phép quá mức, dẫn đến phải nghỉ phép không lương.
Năng lực phát triển hiệu suất
Ví dụ về năng lực kèm theo tuyên bố về hiệu quả thực hiện
Ngân hàng năng lực công việc được sử dụng như một mô tả hiệu suất toàn diện dựa trên hành vi mà nhân viên và người quản lý có thể sử dụng để đo lường và quản lý hiệu suất cũng như thiết lập kế hoạch phát triển. Đây là một khuôn khổ sẽ hỗ trợ sự phát triển của những người có hiệu suất vượt trội bằng cách giúp mô tả hiệu suất vượt trội là gì. Những năng lực này giúp xác định kiến thức, kỹ năng, khả năng hoặc các hành vi khác rất quan trọng đối với sự thành công trong một vai trò công việc hoặc chức năng cụ thể.
Các mẫu năng lực này có thể được sử dụng trong nhiều chức năng khác nhau, chẳng hạn như:
- Lập kế hoạch kỳ vọng về hiệu suất.
- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển.
- Thiết lập các tiêu chí tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.
- Lập kế hoạch kế nhiệm tổ chức và phát triển sự nghiệp.
Mỗi năng lực được liệt kê bao gồm tiêu đề, định nghĩa chung và một số tuyên bố về hiệu suất có thể đo lường hoặc quan sát được, giúp xây dựng mục tiêu từ năng lực đó, tạo ra suy nghĩ về cách năng lực được thể hiện khi thực hiện tốt trong công việc hoặc hỗ trợ mô tả hiệu suất mong muốn.
Tài liệu này chỉ mang tính chất tham khảo và không phải là danh sách đầy đủ. Mô tả năng lực được thiết kế để phù hợp với từng vị trí cụ thể. Năng lực đặc thù của từng vị trí được xác định tốt nhất thông qua quy trình phân tích công việc.