Quản lý hiệu suất và làm việc từ xa

Việc giao tiếp thường xuyên và chủ động giữa người giám sát và nhân viên làm việc từ xa là cần thiết để đảm bảo làm việc từ xa thành công. Kỳ vọng đối với nhân viên cần được nêu rõ ràng, ghi chép lại và thường xuyên xem xét lại để đảm bảo cả nhân viên và người giám sát đều hiểu rõ hiệu suất làm việc, điểm mạnh và những điểm cần cải thiện của nhân viên.

Nhân viên và quản lý cũng nên thảo luận về các phương án sắp xếp lịch làm việc sao cho nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ công việc và linh hoạt trong thời gian làm việc từ xa để giải quyết các nhu cầu ngoài công việc, chẳng hạn như chăm sóc người phụ thuộc (ở mọi lứa tuổi). Hỗ trợ nhân viên và thông báo kịp thời khi có thay đổi về lịch trình hoặc kỳ vọng là một phần quan trọng của công việc này.

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng rằng một nhân viên làm việc từ xa không thể hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả, người giám sát nên thảo luận và ghi chép lại các vấn đề về hiệu suất làm việc với nhân viên làm việc từ xa, giống như cách họ làm với một nhân viên làm việc tại văn phòng. Quy trình quản lý hiệu suất làm việc chính xác được thiết lập trong Thỏa thuận về Quyền riêng tư (WAC), Thỏa thuận về Quyền riêng tư (CBA) và chính sách của công ty. Nhìn chung, nhân viên nên có cơ hội giải quyết các vấn đề về hiệu suất làm việc trước khi đưa ra quyết định rút lại phê duyệt cuối cùng. Quy trình này nên được thảo luận khi lập kế hoạch làm việc từ xa.

Người sử dụng lao động nên thông báo trước càng sớm càng tốt trước khi rút lại quyết định cho phép làm việc từ xa. Chúng tôi khuyến nghị nên thông báo trước ít nhất 30 ngày.

Thời hạn thông báo này không áp dụng trong những trường hợp nhu cầu hoạt động không thường xuyên hoặc đột xuất của người sử dụng lao động yêu cầu nhân viên phải quay trở lại làm việc.

Các cơ quan được khuyến khích mạnh mẽ thực hiện quy trình gọi nhân viên trở lại làm việc vĩnh viễn một cách chu đáo và được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Người sử dụng lao động được khuyến khích quy định trước số ngày/giờ làm việc tại văn phòng trong thỏa thuận làm việc từ xa và nên thông báo càng sớm càng tốt cho những yêu cầu quay lại làm việc bất thường, vì việc thay đổi lịch trình làm việc mà không báo trước sẽ gây gián đoạn cuộc sống của nhân viên. Giám sát viên và nhân viên nên thảo luận trước về cách thức xử lý những tình huống này giữa hai bên khi thiết lập thỏa thuận làm việc từ xa.

Các cơ quan có thể lo ngại về việc cần phải thông báo trước khi rút lại phê duyệt cho phép làm việc tại nhà. Việc thông báo nhằm mục đích cho nhân viên đủ thời gian để sắp xếp các công việc cá nhân cần thiết để họ có thể quay lại làm việc mà không làm ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh cấp bách của doanh nghiệp.

Để tận dụng lợi ích của hình thức làm việc từ xa cho cả người sử dụng lao động và người lao động, các cơ quan cần cân nhắc những thực tế mà cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải đối mặt. Việc thông báo hợp lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến hiệu suất làm việc với nhân viên trước khi thực hiện thay đổi đối với hình thức làm việc từ xa là những bước đi hợp lý. Điều này cho phép nhân viên tin tưởng vào cam kết của người sử dụng lao động trong việc hỗ trợ tính di động và môi trường làm việc lấy con người làm trọng tâm. Đồng thời, chúng cũng tăng khả năng nhân viên sẽ gắn bó với cơ quan và góp phần xây dựng uy tín tích cực của cơ quan như một nhà tuyển dụng được lựa chọn.

Chúng tôi nhận thấy rằng việc cung cấp các lựa chọn làm việc từ xa có thể giúp đa dạng hóa lực lượng lao động và mở rộng cơ hội việc làm. Ngược lại, Nhà nước sẽ phải đối mặt với nguy cơ đáng kể về tỷ lệ nghỉ việc tăng, năng suất giảm và sự tham gia của lực lượng lao động giảm nếu không tiếp tục hỗ trợ làm việc từ xa cho nhân viên. Việc cho phép và hỗ trợ làm việc từ xa thành công sẽ mang lại lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Đây là một cách để đảm bảo khả năng phục hồi hoạt động và tỷ lệ giữ chân nhân tài cao hơn cho lực lượng lao động của Nhà nước.

Sự linh hoạt và hỗ trợ quan trọng

Việc cung cấp cho nhân viên các lựa chọn hỗ trợ để linh hoạt hơn, bao gồm cả làm việc từ xa, nhằm mục đích giúp mọi người có thể tiếp tục làm việc, thay vì phải nghỉ phép hoặc rời khỏi lực lượng lao động hoàn toàn — một mục tiêu làm giảm bất bình đẳng và mang lại lợi ích cho nhân viên, cơ quan và những người chúng tôi phục vụ.

Không có nội dung nào trên trang này nhằm mục đích hạn chế quyền hạn của nhà tuyển dụng trong việc xác định vị trí nào đủ điều kiện làm việc từ xa, hoặc mức độ công việc của vị trí đó cho phép làm việc từ xa. Không phải tất cả các vị trí có thể làm việc từ xa đều có thể làm việc toàn thời gian. Có một số loại công việc phải được thực hiện tại chỗ để đáp ứng nhu cầu hoạt động và việc xác định công việc đó thuộc phạm vi quản lý của cơ quan. Hướng dẫn này chỉ nhằm giải quyết các trường hợp nhân viên giữ một vị trí được chỉ định là đủ điều kiện làm việc từ xa vì họ thực hiện một số lượng công việc có thể được hoàn thành từ xa.

Để ứng phó với thực tế mà nhân viên nhà nước phải đối mặt khi đại dịch mới bắt đầu và lệnh "Ở nhà, giữ gìn sức khỏe" trên toàn tiểu bang, Văn phòng Nhân sự Tiểu bang OFM đã ban hành hướng dẫn rõ ràng vào tháng 3 năm 2020, chỉ đạo các cơ quan miễn trừ bất kỳ yêu cầu chính sách nào cấm việc chăm sóc người khác khi làm việc từ xa. Kể từ đó, kinh nghiệm đã chứng minh rằng nhiều nhân viên nhà nước vẫn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ khi làm việc từ xa và chăm sóc người phụ thuộc. Nhiều người cần lịch trình làm việc linh hoạt để làm như vậy.

Nghiên cứu gần đây cũng chỉ ra rằng việc thiếu hụt dịch vụ chăm sóc người phụ thuộc đã khiến một số lượng lớn phụ nữ rời bỏ lực lượng lao động. Hoa Kỳ ước tính thiệt hại năng suất lao động khoảng 12.7 tỷ đô la do giảm sự tham gia của lực lượng lao động và những ngày làm việc bị mất liên quan đến việc chăm sóc người phụ thuộc. Việc giảm tỷ lệ nghỉ việc và sử dụng ngày nghỉ không mong muốn bằng cách thiết lập các biện pháp linh hoạt và hỗ trợ sẽ phục vụ lợi ích của Nhà nước cũng như những người lao động bị ảnh hưởng.

Trong tương lai, các cơ quan hành pháp tiểu bang nên loại bỏ hoặc không khôi phục bất kỳ quy định nào trước đây trong chính sách làm việc từ xa, trong đó cấm việc chăm sóc người khác khi làm việc từ xa. Việc chăm sóc người khác không ngăn cản nhân viên tiểu bang làm việc từ xa, mặc dù người sử dụng lao động có quyền xem xét lại hoặc rút lại sự chấp thuận cho nhân viên làm việc từ xa nếu nhân viên không thể thực hiện hiệu quả công việc được giao.