Al cierre del ejercicio fiscal, las agencias deberán:

• Realizar un inventario físico (Según SAAM 30.45, esto debe completarse al menos una vez cada dos años fiscales).
• Asegúrese de que la información de los activos en CAMS u otro sistema esté actualizada para finales de julio. Esto incluye:
  • Realizar ajustes debido a discrepancias encontradas durante el inventario físico.
  • Agregar nuevos activos
  • Actualización de activos con cambios (divisiones de fondos, código de clase, ajustes de valor)
  • Disposición de bienes que ya no están en posesión
• Revisar la actividad de construcción en curso (CIP) y asegurar lo siguiente:
  • Todos los gastos del proyecto del año en curso se han registrado en CAMS/otro sistema.
  • Los proyectos que se han completado o los activos puestos en servicio se han convertido de un activo CIP al código de clase apropiado en CAMS u otro sistema.
• Concilie los saldos del Libro Mayor entre AFRS y CAMS utilizando los informes de CAMS generados a partir de Enterprise Reporting. (consulte la sección “Recursos de conciliación” de la Página web de Activos de Capital)
• Registre las transacciones en AFRS para reflejar la actividad ingresada en CAMS. Estas transacciones incluyen, entre otras:
  • Compras de activos
  • Enajenación/Venta de activos
  • Gasto de depreciación
  • Otros ajustes de activos
  • Actividad de construcción en curso
  • NOTA: Asegúrese de utilizar los códigos de transacción apropiados para estas entradas. Códigos de transacción AFRS de activos de capital Este recurso proporciona una lista de códigos de transacción de uso frecuente para transacciones de activos de capital.
• Revise los saldos finales para asegurarse de que los asientos contables de AFRS se hayan registrado correctamente y estén alineados con CAMS según lo previsto.
• Complete los formularios de divulgación relativos a los activos de capital. (consulte la capacitación sobre los formularios de divulgación estatales en nuestro sitio web). sitio web de formación en la sección de formación y recursos de fin de ejercicio fiscal.

*Nota: Estas acciones pueden realizarse con mayor frecuencia, pero como mínimo deben hacerse anualmente.

Se requiere un Estudio de Viabilidad Económica (EVE) para lo siguiente:

• Aceptación de transferencias ACH (Automated Clearing House) procesadas a través de un proveedor externo. Esto incluye cualquier transferencia ACH cuyo procesamiento y liquidación se realicen fuera del tesoro estatal.
• Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y/o débito.
• Aceptación de pagos a través de servicios de depósito remoto no gestionados directamente por la Oficina del Tesorero del Estado (OST).
• Desembolso de transferencias bancarias recurrentes o rutinarias.
• Desembolso de fondos mediante transferencias electrónicas de beneficios (EBT).
• Desembolso de fondos mediante tarjetas de débito prepago.
• Desembolso de fondos mediante tarjetas de regalo con comisiones superiores a las mínimas.

Es posible que se requiera un EFS para lo siguiente:

• La ampliación de los procesos existentes para aceptar o desembolsar pagos electrónicos puede requerir un Sistema de Pagos Electrónicos (EFS). Las agencias que planeen una ampliación deben comunicarse con el Contador Estatal de la Oficina de Gestión Financiera (OFM) que les haya sido asignado para determinar si se requiere un EFS.
• Aceptación de pagos mediante servicios de depósito en garantía. Comuníquese con la sección de Gestión de Efectivo de OST para obtener información sobre los servicios disponibles a través de contratos marco. Los servicios de depósito en garantía suelen incluir un componente electrónico. Comuníquese con OST y OFM para determinar si se requiere la aprobación de EFS para un proyecto específico.
• Desembolso de fondos mediante tarjetas de nómina. Comuníquese con la sección de Gestión de Efectivo de OST para obtener información sobre los contratos disponibles.

Sí.

No se requiere un Estudio de Viabilidad Económica (EFS) para lo siguiente:

• Aceptación o desembolso de transferencias ACH procesadas a través de la Oficina del Tesorero del Estado y AFRS.
• Depósito directo (ACH) de las ganancias de los empleados.
• Aceptación o desembolso de pagos interinstitucionales (IAP) o pagos interfondos (IFT) a través del AFRS.
• Cuando una ley estatal o federal exige o permite la aceptación o el desembolso de pagos electrónicos. Para estar exento del requisito de EFS, la ley estatal o federal debe contener un lenguaje específico que exija o autorice el/los pago(s) electrónico(s). Consulte la lista de las leyes vigentes. Excepciones legislativas al requisito EFS.
• Aceptación de pagos mediante un servicio de depósito remoto gestionado directamente a través de OST.
• Aceptación de pagos con tarjeta de compra:
  • Al Departamento de Transporte desde otras agencias estatales para cuentas de peaje Good to Go.
  • Al Departamento de Trabajo e Industrias de otras agencias estatales para permisos eléctricos.
  • Entre agencias estatales cuando la cuenta pagadora y/o receptora es una cuenta local, y la agencia receptora ha aceptado los pagos con tarjeta de compra interinstitucional.
  • De otras agencias estatales para transacciones individuales menores a $50.00.
• Aceptación de transferencias bancarias.
• Desembolso de transferencias electrónicas procesadas desde cuentas de tesorería y fideicomisos de tesorería que se necesitan de forma inmediata y son de carácter excepcional.
• Desembolso de fondos mediante tarjetas de regalo, siempre que no haya comisiones asociadas o la tarjeta de regalo tenga una comisión de adquisición simbólica.
• El desembolso de fondos para la compensación comunitaria se realizará mediante tarjetas prepago o servicios de pago en línea como PayPal, Google Pay, Venmo o Apple Pay. Estos métodos de pago electrónico solo se permiten desde una cuenta bancaria local y únicamente para el Programa de Compensación Comunitaria autorizado por la Oficina de Equidad.

Las agencias estatales están obligadas a evaluar la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) como la opción principal para la recepción electrónica de fondos. La ACH también se conoce como cheques electrónicos, transferencias electrónicas de fondos (EFT) y débitos automáticos.

Por lo general, ACH es el método menos costoso para aceptar fondos electrónicamente y funciona bien tanto para pagos en línea únicos como para pagos recurrentes.

Las agencias están obligadas a ponerse en contacto con la Oficina del Tesorero Estatal (OST) antes de implementar la aceptación de transferencias ACH.

Si el proyecto de pago electrónico de una agencia no incluye ACH, su Estudio de Viabilidad Económica (EFS, por sus siglas en inglés) debe explicar por qué ACH no sería una opción viable para el proyecto.

• Un primer paso importante es ponerse en contacto con la Oficina del Tesorero del Estado (OST) antes de preparar su Estudio de Viabilidad Económica (EFS).
• Revisar Capítulo 40 y Capítulo 65 Consulte el Manual Administrativo y Contable del Estado (SAAM, por sus siglas en inglés) para familiarizarse con los requisitos estatales.
• Piensa en el objetivo de tu proyecto de pago electrónico. ¿Cuál es el resultado esperado? ¿Cuáles son los beneficios y a quiénes? Esta información deberá incluirse en tu EFS.
• Hable con otros miembros de su agencia y de otras agencias estatales que hayan pasado por un proceso similar y revise sus estudios.
• Utilice su formulario de Caso de Negocio para contar una historia. Explique en qué consiste su proyecto y qué servicio proporcionará. Sea claro en sus supuestos y explique claramente los beneficios del proyecto. Revise SAAM 40.40.30.
• Utilice su formulario de Análisis de Costo-Beneficio para proporcionar todos los ingresos y costos relevantes asociados con su proyecto de pago electrónico. Revise SAAM 40.40.40.
• Intenta cuantificar algunos ahorros para el cliente e incluye esas cantidades en tu EFS, aunque parezcan pequeñas. Recuerda tener en cuenta el ahorro en gastos de envío, el tiempo ahorrado, los kilómetros ahorrados, los cargos por fondos insuficientes evitados, etc.
• Siga atentamente el proceso de principio a fin para asegurarse de haber capturado todos los elementos del proyecto de pago electrónico.
• Revise el formulario de Caso de Negocio y el formulario de Análisis de Costo-Beneficio para asegurarse de que sean coherentes entre sí. Verifique que los supuestos y las cantidades en dólares del formulario de Caso de Negocio coincidan con los mismos elementos del formulario de Análisis de Costo-Beneficio.
• Si una agencia está considerando un proyecto multipropósito que incluye una función de pago electrónico y la agencia puede separar los costos y beneficios de la parte del pago electrónico del proyecto completo, solo la parte del pago electrónico debe incluirse en el EFS.
• No espere a tener el EFS definitivo para contactar a la Oficina de Gestión Financiera (OFM). Comuníquese con su Contador Estatal de la OFM y con el Contador Estatal de Comercio Electrónico de la OFM con frecuencia y desde el principio del proceso. Envíeles borradores de los formularios EFS requeridos para su revisión, comentarios sobre la información faltante y sugerencias de mejora.

• No contactar a la Oficina del Tesorero Estatal (OST) antes de preparar su Estudio de Viabilidad Económica (EFS). Es importante que las agencias contacten a la OST antes de preparar su EFS. La OST tiene la autoridad para negociar contratos marco con instituciones financieras (RCW 43.08.015). La OST podrá asesorar a su agencia sobre los contratos disponibles y las opciones bancarias a su disposición, así como ayudarle a determinar los montos estimados de los costos bancarios asociados que debe incluir en su EFS.
• No incluya los montos en dólares correspondientes a otras agencias estatales en el formulario de Análisis de Costo-Beneficio. Si el proyecto de pago electrónico de su agencia tiene repercusiones en los ingresos o los costos de otras agencias estatales, deberá incluir dichos montos en su formulario de Análisis de Costo-Beneficio.
• No incluyas los importes en dólares para tus clientes en el formulario de Análisis de Costo-Beneficio. Si el proyecto de pago electrónico de tu agencia tiene repercusiones en los ingresos o los costos de tus clientes, debes incluir esos importes en tu formulario de Análisis de Costo-Beneficio.
• Incluir una cantidad en dólares en las columnas "Año Uno" a "Año Cinco" del formulario de Análisis de Costo-Beneficio, pero no describir dichas cantidades en la columna "Descripciones de todas las cantidades en dólares" del mismo formulario. La descripción debe proporcionar cualquier detalle adicional necesario sobre la(s) cantidad(es) e incluir cómo se calculó(eron) dicha(s) cantidad(es).
• No introduzca el primer año de puesta en marcha de su proyecto en la columna "Año Uno" del formulario de Análisis de Costo-Beneficio. Una vez que introduzca el año en dicha columna, la hoja de cálculo completará automáticamente los años restantes del formulario.

Esta lista de elementos de ingresos tiene como objetivo ayudar a las agencias a preparar su Estudio de Viabilidad Económica (EVE). Sirve como punto de partida para su análisis, ya que puede haber otros elementos de ingresos relacionados con su proyecto de pago electrónico que no aparecen aquí ni en los formularios del EVE. Recuerde considerar e incluir el impacto en los ingresos de otras agencias estatales y de sus clientes.

• Nueva(s) fuente(s) de ingresos para la agencia.
• Los ingresos se han redirigido debido a la oferta de una nueva opción de pago o a un cambio en la agencia que los recauda.
• Mayor recaudación de ingresos procedentes de las fuentes existentes.
• Disminución de los ingresos de la agencia debido a la pérdida de transacciones, comisiones o multas.
• Impacto en los ingresos de otras agencias estatales.
• Impacto en los ingresos de sus clientes.
• Mayor cumplimiento de las leyes vigentes, lo que incrementa los ingresos.
• Reducir el tiempo que tarda el estado en recibir el pago, aumentando así el tiempo de disponibilidad de los fondos.

Esta lista de elementos de costo tiene como objetivo ayudar a las agencias a preparar su Estudio de Viabilidad Económica (EVE). Sirve como punto de partida para su análisis, ya que puede haber otros elementos de costo relacionados con su proyecto de pago electrónico que no se mencionan aquí ni en los formularios del EVE. Recuerde considerar e incluir el impacto de los costos en otras agencias estatales y en sus clientes.

Los costos adicionales que se pueden producir por única vez incluyen:

• Adquisición de nuevo hardware (ordenadores, etc.).
• Nuevas adquisiciones de terminales de procesamiento de pagos.
• Adquisición de nuevos equipos (mobiliario, accesorios, etc.).
• Costes de compra y/o licencia de software.
• Costes asociados a los servicios de alojamiento web.
• Costes de programación y desarrollo, como los contratos de servicios para crear la aplicación de pago.
• Costos de comercialización.
• Costes de formación inicial.
• Costes de instalación de un servicio externo de almacenamiento de datos asociado a los pagos mediante la cámara de compensación automatizada (ACH).
• Gastos de apertura de cuenta. Consulte con la Oficina del Tesorero Estatal (OST) para determinar el importe.
• Tarifas iniciales de instalación del servicio de caja de seguridad. Comuníquese con OST para obtener información sobre los contratos disponibles.
• Costos de las pruebas.
• Costes de infraestructura, como redes de área local, líneas telefónicas adicionales o instalaciones de almacenamiento adicionales.
• Honorarios de consultoría.
• Firmas/certificados digitales.
• Modificaciones a un sistema existente.
• Costes de reestructuración organizativa.
• Otros costos únicos.

Los continuos aumentos de costos pueden incluir:

• Costes de arrendamiento y/o mantenimiento del hardware.
• Otros costos de arrendamiento y/o mantenimiento de equipos.
• Costes de mantenimiento, renovación de licencias y/o actualizaciones de software.
• Costos del servicio de alojamiento de Internet
• Costes de desarrollo y programación.
• Costos mensuales de informes, cargos por facturación u otros costos de procesamiento de pagos electrónicos de los proveedores de servicios. Colabore con OST para determinar estos costos.
• Costes de formación.
• Costos de infraestructura.
• Costes de cumplimiento de la normativa PCI (Payment Card Industry).
• Aumento de los costes de conciliación y contabilidad.
• Honorarios de consultoría.
• Costes externos de almacenamiento de datos o costes de personal adicional necesario para dar soporte a una base de datos asociada a pagos ACH.
• Comisiones por transacción, como las de las tarjetas de crédito. Colabore con OST para estimar el importe de estos costes.
• Tarifas mensuales del servicio de caja de seguridad.
• Aumento de los costes de personal.
• Tarifas adicionales por firma/certificado digital.
• Costos para otras agencias estatales. Esto puede incluir mayores costos para OST por comisiones ACH (como comisiones por transacción, costos de artículos devueltos, etc.).
• Costes para sus clientes, como las comisiones por el uso de tarjetas de crédito.
• Otros gastos recurrentes para la agencia.

La reducción de costos puede incluir:

• Disminución de los costos de manejo de cheques y efectivo, tales como seguridad, tránsito, almacenamiento y robo, asociados con una disminución en el número de cheques y/o la cantidad de efectivo procesado.
• Disminución de las comisiones bancarias y/o por fondos insuficientes asociadas a una disminución en el número de cheques procesados.
• Disminución de los reembolsos gracias a cálculos de pago más precisos mediante sistemas automatizados.
• Disminución de los costes de personal.
• Reducción de los costes por robo o fraude.
• Reducción de costes si se realizan menos transacciones en las oficinas regionales.
• Reducción de costes de infraestructura.
• Reducción de costes de papel y/o de la sala de correo debido a la menor cantidad de cheques procesados.
• Reducción de los costes de formación, mantenimiento o software.
• Disminución de los costos de personal o la posibilidad de redistribuir al personal actual debido a una reducción en el número de cheques y/o la cantidad de efectivo procesado.
• Disminución de los costos de procesamiento de cuentas por cobrar asociados con una disminución en la cantidad de cheques y/o la cantidad de efectivo procesado.
• Otras reducciones para la agencia.
• Ahorro de costes para otros organismos estatales.
• Ahorro de costes para el cliente, tales como:
  • Se reducen las penalizaciones por pagos incorrectos o recargos por mora.
  • Reducción de los costes de emisión y envío de cheques.
  • Reducción del tiempo de espera en el mostrador de la agencia o subagente. (Para calcular el costo del tiempo ahorrado por el cliente, utilice un salario estándar para el cliente multiplicado por el número de clientes multiplicado por la cantidad de tiempo ahorrado por año).
  • Reducción de los gastos de viaje para desplazarse a la agencia o subagente.
  • Se reduce el tiempo necesario para rellenar formularios en papel.
  • Tarifas de estacionamiento reducidas en la agencia o subagente.

Sí, los beneficios públicos derivados de la oferta de opciones de pago electrónico deben incluirse en un Estudio de Viabilidad Económica (EVE). La Oficina de Finanzas Públicas (OFM) considera el impacto en la agencia, otras agencias estatales, así como en los clientes y el público en general al evaluar la viabilidad económica de un proyecto de pago electrónico. Es importante que las agencias incluyan los beneficios públicos correspondientes en su EVE.

Los beneficios públicos incluyen cosas como:
• Mejora de la calidad de vida de la población en general.
• Reducción del tráfico rodado y la congestión en las autopistas.
• Aumento de la satisfacción del cliente y de la imagen del estado.
• Aumento de la actividad económica del estado.
• Ayudar a otros organismos o mejorar la coordinación interinstitucional de los servicios.
• Mejorar el conocimiento que tiene el público sobre la agencia y sus servicios.
• Aumentar la eficiencia de la agencia y la precisión de los datos.
• Ayudar a la agencia a lograr su plan estratégico.
• Otros beneficios públicos.

En general, no. Las agencias estatales no deberían utilizar un servicio de procesamiento de pagos en línea para realizar pagos.

Estos servicios de procesamiento de pagos en línea (procesadores) obtienen y almacenan información financiera para que el usuario pueda pagar en línea sin necesidad de ingresar manualmente los datos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria cada vez. Cuando se genera un pago, el procesador transfiere los fondos del beneficiario al destinatario.

La protección de los fondos estatales es fundamental. El uso de servicios de procesamiento de pagos en línea añade complejidad y riesgo al proceso, ya que la información de la tarjeta de crédito queda en manos de un tercero. Cuando un pago puede enviarse directamente al proveedor, el uso de un procesador de pagos en línea se consideraría un riesgo innecesario para el estado. Las agencias deben consultar con la Oficina de Servicios de Transparencia (OST) sobre alternativas a los servicios de procesamiento de pagos en línea, utilizando el contrato estatal de servicios comerciales.

Las agencias solo podrán utilizar un servicio de procesamiento de pagos en línea si está configurado para realizar cargos a una tarjeta de compra estatal. Es posible que exista un límite en la cantidad de transacciones que se pueden realizar por año.

Asimismo, existe una excepción para el Programa de Compensación Comunitaria, autorizado por la Oficina de Equidad, que permite el desembolso de fondos para compensación comunitaria mediante métodos de pago electrónicos como PayPal, Google Pay, Venmo, Apple Pay o servicios similares. Estos métodos de pago electrónicos solo se permiten desde una cuenta bancaria local y exclusivamente para el Programa de Compensación Comunitaria autorizado por la Oficina de Equidad.

No, las agencias estatales no tienen permitido utilizar estos servicios para aceptar pagos.

Estos servicios de procesamiento de pagos en línea (procesadores) obtienen y almacenan información financiera para que el usuario pueda pagar en línea sin necesidad de ingresar manualmente los datos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria cada vez. Cuando se genera un pago, el procesador transfiere los fondos del beneficiario al destinatario.

Todos los fondos estatales, independientemente de si provienen de una cuenta de tesorería, una cuenta local o una cuenta de caja chica, deben depositarse en una cuenta que cumpla con la ley de la Comisión de Protección de Depósitos Públicos (PDPC, por sus siglas en inglés) (RCW 39.58.080). Estos servicios de procesamiento de pagos en línea no pueden utilizarse porque los pagos se depositan en cuentas fuera del estado y no en bancos calificados por la PDPC del estado de Washington.

El uso de estos servicios infringe el contrato de uso obligatorio de servicios comerciales de la Oficina del Tesorero del Estado (OST). Las agencias deben consultar con la OST sobre alternativas a los servicios de procesamiento de pagos en línea que utilizan el contrato estatal de servicios comerciales.

Además, aceptar pagos a través de estos servicios de procesamiento de pagos en línea puede conllevar comisiones elevadas.

Los estándares de seguridad de la industria de tarjetas de pago (PCI) son desarrollados y mantenidos por el Consejo de Estándares de Seguridad PCI para proteger los datos de pago a lo largo de todo el ciclo de vida de la transacción. Existen estándares PCI específicos diseñados para que las organizaciones involucradas en pagos, como comercios, proveedores de servicios e instituciones financieras, los utilicen en sus propios entornos. Estos estándares respaldan la implementación de prácticas, tecnologías y procesos seguros dentro de la organización.

Las agencias que aceptan tarjetas de pago, en calidad de comerciantes, son en última instancia responsables del cumplimiento de las normas PCI y de la seguridad de cualquier dato recopilado o conservado por su agencia.

Para obtener más información, consulte el sitio web del Consejo de Estándares de Seguridad PCI.

Para preguntas sobre servicios bancarios, contratos bancarios disponibles y otros temas relacionados con la banca, comuníquese con el Coordinador de Tarjetas Bancarias de la Oficina del Tesorero Estatal (OST) a través de bankcards@tre.wa.gov.

Si tiene preguntas sobre el proceso del Estudio de Viabilidad Económica (EFS), comuníquese con el Contador Estatal asignado por la agencia o con la Contadora Estatal de Comercio Electrónico de OFM, Pam Valencia, a la dirección pam.valencia@ofm.wa.gov.

Registro Federal

• Diario oficial del gobierno federal de los EE. UU. que contiene reglas de agencias gubernamentales, reglas propuestas y avisos públicos, antes de que se finalicen y codifiquen en el Código de Regulaciones Federales.

Código de Regulaciones Federales (CFR)

• Codificación de las reglas generales y permanentes publicadas en el Registro Federal por los departamentos y agencias del Gobierno Federal.

Requisitos administrativos uniformes, principios de costos y requisitos de auditoría para subvenciones federales (2 CFR Parte 200)

• Establecer diversas disposiciones y requisitos generales para todo el gobierno aplicables a la asistencia financiera federal desde antes hasta después de la adjudicación para guiar a los beneficiarios y subbeneficiarios en el uso de los fondos federales.

Suplementos de cumplimiento

• Publicado por la Oficina de Administración y Presupuesto
• Identificar los requisitos de cumplimiento existentes que el gobierno federal espera que se consideren como parte de una auditoría requerida por la Ley de Auditoría Única

Programa de Transparencia de Datos

Ley de Responsabilidad y Transparencia del Financiamiento Federal (FFATA)

• Los contratos federales, subvenciones, préstamos y otras ayudas financieras deben mostrarse en un sitio web de acceso público y que se pueda buscar para brindar al público estadounidense acceso a información sobre cómo se gastan sus dólares de impuestos.

Ley de Responsabilidad y Transparencia Digital (Ley DATA)

• Se amplió la FFATA divulgando los gastos directos de las agencias federales y vinculando la información sobre gastos de contratos, préstamos y subvenciones federales con los programas federales para permitir que los contribuyentes y los responsables de las políticas realicen un seguimiento más efectivo del gasto federal.

Consejo de Asistencia Financiera Federal (COFFA )

• Una asociación entre todas las agencias federales que brindan asistencia financiera que trabajan con la OMB en todos los asuntos relacionados, incluidas actividades de políticas, gestión y tecnología.

2 CFR 200: Preguntas frecuentes – actualizado el 15 de enero de 2025

• Publicado por COFFA diseñado para abordar preguntas comunes sobre la interpretación y aplicabilidad de la Guía Uniforme.

Gasto de EE. UU.

• La fuente oficial de datos abiertos de información sobre gastos federales y premios federales, como contratos, subvenciones y préstamos.

SAM.gov

• Listado de asistencia federal (anteriormente CFDA.gov)
• Inhabilitado/Suspendido (Lista de Partes Excluidas)
• Solicitar número UEI

Cámara de Compensación de Auditoría Federal de la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos

• Presentar y revisar auditorías de subvenciones federales.

Libro Amarillo

• Oficina de Responsabilidad Gubernamental de los Estados Unidos (GAO) – Normas de Auditoría Gubernamental

Centro de aprendizaje de subvenciones

• Diversos temas de subvenciones y un blog comunitario

• • Instrucciones para el informe empresarial sobre gastos federales por número de listado de asistencia (ALN)
    • Se recomienda a las agencias que utilicen el campo CFDA en AFRS, para que se pueda generar este informe y obtener los importes de los gastos necesarios para completar el formulario de divulgación "Asistencia Financiera Federal Directa".
  • AGA – Lista de verificación para subbeneficiarios y contratistas
  • Grupo de trabajo de la Comunidad de Práctica de Subvenciones Federales
  • Capacitación OFM para personal de contabilidad y presupuesto
  • Orientación de la OFM sobre la presentación de informes sobre préstamos para estudiantes de educación superior
  • Ley de Responsabilidad y Transparencia de los Fondos Federales (FFATA) para subcontratos interinstitucionales

• Informes de auditoría única estatal
• Acuerdos entre el Tesoro y los Estados de la CMIA
• Planes de asignación de costos a nivel estatal

Según las normas de la IRA, existen 12 créditos fiscales aplicables para el Pago Directo, clasificados en las siguientes cuatro categorías. Las actualizaciones de la HR 1 que probablemente afecten a las agencias estatales se indican a continuación, pero esta lista no es exhaustiva e incluye los cambios en los créditos del Pago Directo ni en la política energética relacionada.

• Generación de energía y captura de carbono
  • Crédito fiscal a la producción de electricidad procedente de energías renovables (45)
  • Crédito fiscal para la producción de electricidad limpia (45 años) a partir de 2025 *La HR 1 exige que los proyectos solares y eólicos entren en funcionamiento antes del 31/12/2027.
  • Crédito fiscal a la inversión en propiedades energéticas (48) antes de 2025
  • Crédito fiscal a la inversión en electricidad limpia (48E) a partir de 2025 *La HR 1 exige que los proyectos solares y eólicos entren en funcionamiento antes del 31/12/2027.
  • Créditos adicionales para comunidades de bajos ingresos (48e, 48E(h))
  • Secuestro de óxido de carbono (45Q)
  • Créditos de producción de energía nuclear con cero emisiones (45U)
• Manufactura
  • Crédito para proyectos de energía avanzada (48C)
  • Crédito de producción de manufactura avanzada (45X)
• Vehículos
  • Crédito para vehículos comerciales limpios calificados (45W) *HR 1 pone fin a esta disposición con efecto a partir del 30/9/2025
  • Crédito inmobiliario para reabastecimiento de vehículos con combustible alternativo (30C) *HR 1 pone fin a esta disposición con efecto a partir del 30/6/2026
• combustibles
  • Créditos fiscales para la producción de hidrógeno limpio (45 V)
  • Crédito para la producción de combustibles limpios (45Z) a partir de 2025

Las entidades utilizarán el importe de estos créditos como pago a cuenta de los impuestos en sus declaraciones y los recibirán como pagos directos del Tesoro de los Estados Unidos. La publicación 5817-G del IRS contiene detalles sobre las disposiciones fiscales y descripciones de los 12 tipos de créditos fiscales.

Rol de la agencia

Las agencias son responsables de presentar las declaraciones de impuestos para que el estado pueda recibir créditos fiscales directos. La agencia es responsable de:

• Suscríbase al IRS y a las organizaciones pertinentes para recibir actualizaciones sobre el Pago Directo.
• Determinar en cada etapa del proyecto si se requerirá asesoría legal o de expertos en la materia para determinar la elegibilidad y completar las declaraciones de impuestos. Contratar los servicios necesarios según corresponda.
• Identificar los proyectos que reúnen los requisitos para recibir créditos fiscales por pago directo e informar de esta información a la OFM durante el proceso presupuestario y una vez que el trabajo esté terminado y en funcionamiento.
• Preinscripción para créditos fiscales de pago directo para cada proyecto elegible.
• Presentar la declaración de impuestos para obtener créditos fiscales de pago directo para cada proyecto elegible.
• Compartir una copia de la solicitud previa y la declaración de impuestos con la OFM para su seguimiento.
• Depositar dinero del crédito fiscal en el Fondo 28V – Cuenta de pago electivo de reducción de inflación.

Proceso y cronograma de la declaración de impuestos

• Las agencias identifican los proyectos que reúnen los requisitos para recibir créditos fiscales por pago directo y notifican a la OFM.Esto se basará en la lista de proyecciones creada a principios de 2024 y actualizada en junio de 2025 para el informe a la legislatura.
  • El informe incluía un resumen de las declaraciones de impuestos presentadas para el año fiscal finalizado (incluir una lista de los proyectos reclamados, el valor total en dólares de los proyectos y el monto total en dólares de los créditos solicitados).
• Las agencias seguirán utilizando el año fiscal estatal como su año tributario.Una vez establecido el año fiscal, no se puede cambiar.
• Las próximas declaraciones de impuestos vencen el 15 de noviembre.^th, 2025. Si el IRS concede una prórroga, la declaración de impuestos vence el 15 de mayo del año siguiente. Esta será la última declaración de impuestos que incluya la compra de vehículos eléctricos debido a las modificaciones introducidas por la HR1.

Cronograma anual

Las agencias pueden comenzar a trabajar en la declaración de impuestos tan pronto como el IRS abra el portal para el año fiscal. Esto suele ocurrir en septiembre, aproximadamente tres meses antes del cierre del año fiscal. El trabajo previo a la presentación coincide con el cierre del ejercicio y la elaboración del presupuesto, por lo que recomendamos a las agencias que completen este paso tan pronto como sepan que el proyecto está en funcionamiento y el portal del IRS está abierto.

Una entidad elegible debe completar el prerregistro del IRS para agilizar el proceso durante la declaración regular. Las entidades elegibles obtienen un número de registro independiente para cada proyecto o propiedad, que se utilizará en la declaración anual de impuestos para obtener el crédito fiscal de Pago Directo. Los números de registro requeridos dependen de cuántas propiedades con créditos aplicables generarán dichos créditos.

En general, conviene preinscribirse:

• No antes del inicio del período impositivo en el que se obtiene el crédito. Por ejemplo, si realiza un proyecto en 2024, solo debe preinscribirse en la temporada de declaración de impuestos de 2025.
• Después de poner en servicio una propiedad de inversión o una instalación de producción, se produce electricidad o se instala el cargador eléctrico y está listo para cargar vehículos.

La publicación 5884 del IRS y las preguntas frecuentes publicadas contienen información detallada sobre el registro previo a la presentación de la declaración. Este sitio web externo también ofrece información útil sobre el proceso.

Aquí encontrará una guía paso a paso sobre el proceso de registro: Registro previo a la presentación de la declaración de pago directo. Guía paso a paso.

Sistema de Registro Previo a la Presentación

• Inscripción para pago electivo o transferencia de créditos | Servicio de Impuestos Internos
• Guía del usuario de la herramienta de registro previo a la presentación de la Publicación 5884, Ley de Reducción de la Inflación (IRA) y Ley CHIPS de 2022 (CHIPS)
• Publicación 5902, Guía del usuario para la gestión de permisos de autorización de energía limpia

Las disposiciones relativas al pago directo se pueden encontrar en la Sección 8008 del Proyecto de Ley Sustitutivo del Senado 5949, que es el Presupuesto de Capital Suplementario de 2024 que fue aprobado en marzo de 2024.

La publicación 5817 del IRS proporciona una breve descripción de las disposiciones sobre créditos fiscales para pagos directos/pagos electivos. El análisis inicial indicó que los créditos fiscales para el estado de Washington se concentraban principalmente en tres áreas:

1. Crédito fiscal a la inversión en propiedades energéticas (48) anteriores a 2025 / Crédito fiscal a la inversión en electricidad limpia (48E) a partir de 2025
2. Crédito para vehículos comerciales limpios calificados (45W)
3. Crédito inmobiliario para reabastecimiento de vehículos con combustible alternativo (30C)

Consulte las descripciones breves de las disposiciones fiscales: Breve descripción de las disposiciones sobre créditos fiscales para el estado de Washington.

Formulario 990-T para presentación de elección de pago electivo únicamente

Entidades aplicables que presentan el Formulario 990-T por correo

Pago electivo y transferibilidad | Servicio de Impuestos Internos (irs.gov)

Preguntas frecuentes sobre el pago electivo y la transferibilidad: Pago electivo | Servicio de Impuestos Internos (IRS.gov)

Créditos y deducciones bajo la Ley de Reducción de la Inflación de 2022 | Servicio de Impuestos Internos (irs.gov)

Instrucciones para la presentación del formulario 3800 para ciertos años fiscales cortos de 2023 (irs.gov)

Inscríbase para el pago electivo o la transferencia de créditos | Servicio de Impuestos Internos (irs.gov)

Publicación 5902 (Rev. 1-2024) (irs.gov)

El Tesoro y el IRS publican directrices para el crédito por inversión en manufactura avanzada | Servicio de Impuestos Internos

Publicación 5817_Descripción general del pago electivo

Publicación 5817-A_Cooperativas Eléctricas Rurales

Publicación 5817-B_ Gobiernos territoriales de EE. UU.

Publicación 5817-C_Corporaciones nativas de Alaska

Publicación 5817-D_Organizaciones exentas de impuestos

Publicación 5817-E_Gobiernos estatales y locales

Publicación 5817-F_Gobiernos tribales indígenas

Publicación 5817-G_Créditos fiscales elegibles para pago electivo

Publicación 5902_Gestión de permisos de autorización de energía limpia

Opciones de presentación electrónica | Servicio de Impuestos Internos (irs.gov)

pago directo

Seminario web sobre pago directo para agencias estatales

¡Un agradecimiento especial al Departamento de Comercio de Washington y a Lawyers for Good Governance por organizar este seminario web para nuestras agencias estatales!

Preguntas frecuentes

• Uso de información personal de los empleados para completar el registro y las declaraciones de impuestos: ¿cuáles son las implicaciones y puede el empleado negarse a registrarse/presentar bajo su nombre?
  La agencia necesitará un preparador principal, un suplente y un firmante para la declaración de impuestos.

Respuesta : El empleado actúa en el ejercicio de sus funciones oficiales, no como una responsabilidad personal.

• ¿Quién debe firmar la declaración de impuestos para la agencia? ¿Y qué riesgos y responsabilidades implicaría?

Respuesta : Jefe de la agencia/persona designada a nivel de director

El empleado actúa en su carácter oficial, no en su carácter de responsable personal.

• ¿Puede este proceso centralizarse (en OFM)?

Respuesta : Quien sea el propietario del inmueble debe ser quien presente la declaración con su propio número de identificación fiscal.

• La Universidad ya presenta su declaración de impuestos anualmente y los créditos del Pago Directo podrían ayudar a compensar cualquier obligación tributaria. ¿Seguiría la Universidad obligada a depositar la parte del incentivo del Pago Directo para financiar la Cuenta de Pago Electivo de Reducción de la Inflación 28V, según el ESB 6098?

Respuesta : El artículo 5, que crea la cuenta, no contempla excepciones. Por lo tanto, según el sentido literal del artículo, si los fondos provienen de remuneraciones voluntarias previstas en la ley federal, deben depositarse en dicha cuenta.

• Para una entidad como la Universidad, ¿el requisito de depositar los créditos fiscales de Pago Directo en el fondo 28V se aplica a proyectos que no están financiados por el estado (como dinero de donantes o cuentas locales)?

Respuesta : Si el proyecto no se financia con fondos estatales, el dinero recibido no necesita depositarse en la cuenta. Si bien las donaciones privadas no son fondos estatales, el dinero en cuentas locales sí puede serlo o no. Deben consultar con el departamento de contabilidad para determinarlo.

• ¿Podemos incluir proyectos de años anteriores que eran elegibles pero que se omitieron por error en las solicitudes de años anteriores?

Respuesta : Según las directrices de Lawyers for Good Government, lamentablemente no. Los créditos por pago voluntario deben reclamarse en una declaración de impuestos original, presentada a tiempo, correspondiente al año en que se devenga el crédito. Los créditos de años anteriores no pueden reclamarse en la declaración actual, incluso si no se reclamaron previamente.

A partir del año fiscal 2022, la Declaración n.° 87 del Consejo de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB), Arrendamientos, establece un modelo único para la contabilización de arrendamientos, basado en el principio de que los arrendamientos constituyen financiamientos del derecho de uso de un activo. Los arrendatarios reconocerán un pasivo por arrendamiento y un activo intangible por derecho de uso, mientras que los arrendadores reconocerán una cuenta por cobrar por arrendamiento y una entrada diferida de recursos. La GASB 87 se aplica a los arrendamientos de activos de capital, incluyendo edificios, terrenos y equipos, así como a los arrendamientos en los que la agencia es el arrendatario o el arrendador. Para obtener más información sobre la implementación de la GASB 87 y cómo prepararse para los cambios, consulte lo siguiente:

A partir del año fiscal 2023, la Declaración GASB n.° 96 define los SBITA y proporciona orientación sobre la contabilidad y la información financiera de dichos acuerdos. La definición y los requisitos son muy similares a los de la GASB 87, Arrendamientos. Al inicio del plazo de suscripción, se debe reconocer un activo de suscripción con derecho de uso (un activo intangible) y el correspondiente pasivo por suscripción. El plazo de suscripción comienza cuando el activo de suscripción entra en servicio.

A partir del año fiscal 2023, la Declaración 94 del GASB define los acuerdos de colaboración público-privada y público-pública (APP), así como los acuerdos de concesión de servicios (ACS) y los acuerdos de pago por disponibilidad (APA). Establece criterios específicos para el cumplimiento de dichas definiciones y los requisitos de contabilidad e información financiera para ambas partes de los acuerdos.

A los efectos de esta declaración, una APP es un acuerdo en el que un gobierno contrata a otra entidad (operador) para la prestación de servicios públicos, transfiriendo el control del derecho a operar o utilizar un activo de capital durante un período determinado mediante una transacción de intercambio o similar. Una SCA es un tipo específico de APP en el que el operador recibe una compensación de terceros mediante honorarios, pero el gobierno conserva cierto control sobre los servicios que se prestarán, a quién se prestarán y las tarifas que se cobrarán. El gobierno también tiene derecho a una participación residual significativa en la utilidad del servicio del activo de capital al final del acuerdo.

En un APA, el gobierno adquiere un activo de capital o un servicio compensando a un operador por actividades que pueden incluir el diseño, la construcción, la financiación, el mantenimiento y la operación de dicho activo durante un período determinado mediante una transacción de intercambio o similar. A diferencia de una APP, la compensación del gobierno se basa completamente en la disponibilidad del activo y no en la prestación efectiva de un servicio público.

DebtBook se utiliza para realizar un seguimiento de los contratos de arrendamiento por derecho de uso y los acuerdos de TI basados ​​en suscripción, con el fin de cumplir con las declaraciones 87 y 96 de la GASB. DebtBook prepara tablas de amortización e informes que se utilizarán para registrar los asientos contables de fin de año para los arrendamientos y los acuerdos de TI basados ​​en suscripción, así como para registrar la información en el formulario de divulgación de arrendamientos y acuerdos de TI basados ​​en suscripción.

Las agencias están obligadas a realizar el seguimiento de lo siguiente en DebtBook:

• Todos los contratos de arrendamiento por derecho de uso que cumplan con la política de capitalización del estado de $500,000 en pagos totales de arrendamiento. (GASB 87)
• Acuerdos de TI basados ​​en suscripciones (SBITA, por sus siglas en inglés) que cumplen con la política de capitalización del estado de $1,000,000 en pagos de suscripción totales. (GASB 96)

En la norma SAAM 30.20 , así como en el sitio web de Contabilidad de Arrendamientos (GASB 87), en la sección Recursos y dentro del propio Libro de Deudas, se ofrece más información sobre qué contratos califican como arrendamientos por derecho de uso y SBITA. Algunos de los atributos clave son los siguientes:

• Se trata de un activo de capital (edificio, terreno o equipo) o software.
• El contrato no es entre agencias estatales
• El plazo del contrato de arrendamiento/suscripción es superior a 1 año.

Consulte la página web de DebtBook IT.

Las agencias continuarán realizando un seguimiento de todas las instalaciones estatales, tanto las de propiedad estatal como las arrendadas, en FPMT, según lo exige la Oficina de Instalaciones de la Oficina de Gestión de Instalaciones (OFM Facilities).

No, DebtBook no envía transacciones directamente a AFRS ni genera pagos. Los pagos a proveedores deben realizarse fuera del sistema DebtBook, utilizando el subobjeto o subsubobjeto más adecuado para el contrato de arrendamiento (por ejemplo, ED/D010 para arrendamientos de edificios). Al cierre del ejercicio, DebtBook proporcionará asientos de ajuste para reclasificar el subobjeto o subsubobjeto utilizado al realizar los pagos, según la distribución correcta entre capital e intereses.

Consulte la pregunta a continuación relativa a las acciones anuales de la agencia.

Al cierre del ejercicio fiscal, las agencias deberán:

• Asegúrese de que la información sobre arrendamientos y SBITA en DebtBook esté actualizada. Esto incluye:
  • Agregar cualquier nuevo arrendamiento capitalizable/SBITA.
  • Actualizar los contratos de arrendamiento/SBITA con cualquier cambio (modificaciones, prórrogas, rescisiones anticipadas).
  • Actualización de contratos de arrendamiento/SBITA con cambios en la distribución de fondos.
• Registre las transacciones en AFRS utilizando los informes generados a partir de DebtBook (consulte “Tablas de conversión para la entrada en AFRS” en Arrendamientos, SBITA y PPP sitio web). Estas transacciones incluyen, entre otras:
  • Registrar nuevos contratos de arrendamiento/SBITA.
  • Reclasificar los pagos mensuales entre capital e intereses.
  • Contabilizar la amortización del arrendamiento/activo SBITA.
  • Reclasificar el pasivo a corto plazo con vencimiento dentro del nuevo ejercicio fiscal.
  • Elimine el contrato de arrendamiento/activo SBITA al final del acuerdo.
• Concilie los saldos del GL entre AFRS y DebtBook (consulte “Instrucciones/plantillas de conciliación de DebtBook a AFRS” en Arrendamientos, SBITA y PPP sitio web).
• Complete los formularios de divulgación utilizando la información de DebtBook (consulte la capacitación sobre formularios de divulgación estatales en nuestro sitio web). sitio web de formación en la sección de formación y recursos de fin de ejercicio fiscal.

*Nota: estas acciones pueden realizarse con mayor frecuencia, pero se espera que las agencias lo hagan como mínimo anualmente.

• La primera opción es el tipo de interés estipulado en el contrato. Según nuestra experiencia, es poco común que un contrato lo incluya.
• Si la tasa de interés indicada no está disponible, ingrese la Tasa de endeudamiento incremental del estadoen función de la fecha de inicio del contrato, el tipo de arrendamiento y el plazo. Esta tabla de tipos de interés se puede encontrar en Sitio web de DebtBook de OFM  o el  Sitio web de recursos sobre arrendamientos, SBITA y PPP.
• Si se modifica el plazo del contrato de arrendamiento, también se debe actualizar la tarifa.

Si sabe cuándo entrará en vigor la nueva cuota, regístrelo en DebtBook ingresando el importe anterior hasta la nueva fecha de entrada en vigor. Luego, registre los pagos según los importes que sepa que serán.

Si desconoce cuándo entrará en vigor la nueva cuota, introduzca el importe anterior en DebtBook hasta que se conozca la fecha de entrada en vigor de la nueva cuota. A continuación, utilice la opción «Modificar» en DebtBook para cambiar el importe al nuevo.

Los fondos gubernamentales se contabilizan utilizando un método de contabilidad de acumulación modificado, mientras que los fondos patrimoniales y fiduciarios se contabilizan utilizando un método de contabilidad de acumulación completo.

DebtBook crea asientos contables en pestañas separadas para cada tipo de fondo, según el/los fondo(s) que se ingresaron para ese arrendamiento o SBITA.

No, DebtBook seguirá siendo una aplicación activa y su uso seguirá siendo obligatorio para arrendamientos y préstamos SBITA después de la puesta en marcha de Workday.