Перейти до основного вмісту

Посібник з державного адміністрування та бухгалтерського обліку (SAAM)

Контакти
Tel
360-725-0198
Знайдіть свого бухгалтера по всьому штату
Посібник з державного адміністрування та бухгалтерського обліку (SAAM)
Home / бухгалтерський облік / Посібник з державного адміністрування та бухгалтерського обліку (SAAM) / Адміністративні та бухгалтерські ресурси

Адміністративні та бухгалтерські ресурси

Ці ресурси призначені як рекомендації, які допоможуть державним установам виконувати вимоги політики та процедур, викладені в Посібнику з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM) . Установам рекомендується адаптувати ці ресурси для розробки підходів, що відповідають їхнім індивідуальним потребам.

У цьому розділі

Бухгалтерські виправлення
Адміністрування установ
Коди транзакцій та реєстраційні дані AFRS
Основні активи
Сертифікати участі (COPs)
Електронна комерція
Управління федеральними грантами
Внутрішній аудит та внутрішній контроль
Пряма оплата
Оренда, угоди про SBITA та державно-приватне партнерство (ДПП)
Різне
Закриття року
Робочий день
Звіти про винятки AFRS
Картки покупок

Бухгалтерські виправлення

Бухгалтерські виправлення

Ці ресурси призначені для допомоги у виконанні різних бухгалтерських коригувань, включаючи коригування попередніх періодів.

Коригування за попередній період

Узгодження в процесі (GLs 7110-7140, 9920)

Адміністрування установ

Інформація та ресурси адмініструючих установ

Що таке адміністративне агентство?

Розпоряджаюче агентство – це агентство, призначене Управлінням фінансового менеджменту для здійснення загального нагляду за фінансовими бухгалтерськими записами на рівні рахунків. Розпоряджаюче агентство також відповідає за управління готівкою коштів, якими воно розпоряджається.

Як правило, залишки готівки для кожного агентства, яке працює з рахунку, закриваються на рахунок агентства, що здійснює управління.

Як це дізнатись якщо ваше агентство є керуючим агентством та для які кошти

Призначений розпорядник кожного фонду можна знайти за адресою:

  1. Команда Довідковий посібник фонду
  2. Підрозділ 75.30.50 SAAM
  3. Звітність підприємства – Пробний баланс адміністратора (створіть звіт для вашого агентства, позначивши його зірочкою [*] у розділі «Обліковий запис». Результати показують усі облікові записи, для яких ваше агентство є адміністратором).
  4. Система управління казначейством (TM$) – Екран запиту фонду

Ролі та обов'язки адміністративного агентства

Адміністративна установа кожного облікового запису відповідає за:

1. Управління готівкою
  • Перевірка грошових коштів та рахунків у процесі обробки, серії кодів головної книги 4XXX та 7XXX, на предмет обґрунтованості.
  • Особливу увагу слід приділяти потенційному дефіциту готівки та незвичайній або нерегулярній діяльності в процесі виробництва.
  • Якщо потрібні коригування, зверніться до інших установ або до Офісу державного казначейства, залежно від обставин.
2. Моніторинг балансу фонду
  • Перевірка обґрунтованості активу, відстроченого вибуття ресурсів, зобов'язання, відстроченого надходження ресурсів та залишків власного капіталу.
  • Якщо потрібні коригування, зверніться до інших залучених установ. Установи, з якими зв'язалися, повинні внести запитувані коригування до AFRS.
  • Якщо розпоряджаюча установа прогнозує потенційний дефіцит готівки або залишку коштів, вона повинна негайно зв'язатися зі своїм призначеним бухгалтером та бюджетним радником штату OFM.

Виконання завдань моніторингу агентства

Як Адміністративна установа, ви повинні щомісяця контролювати свої кошти на рівні штату. Тобто, всю діяльність та залишки у фонді, зареєстровані будь-якою установою.

Які звіти слід складати та як часто?

  • Звіти слід переглянути щомісячно.
  • Відкрийте наступний файл, щоб переглянути інформацію про звіти, включаючи знімки екрана, які показують, як знайти звіти: Адміністрування звітності агентства
Enterprise Reporting (ER) – Адміністративне агентство:
  • Пробний баланс адмініструючого агентства – рахунок (А)
  • Пробний баланс адмініструючого агентства – Рахунок/Агентство (B)
  • Прогнозований залишок готівки казначейства
  • Сумнівний баланс – активи та відстрочений відтік ресурсів
  • Сумнівний баланс – зобов'язання та відстрочені надходження ресурсів
Система управління казначейством (TM$):
  • Екран запиту фонду
  • Екран перегляду готівкових документів
  • Від'ємний баланс
Інші звіти з деталями транзакцій:
  • Гнучкий аналіз головної книги – у корпоративній звітності (стандартні звіти)
  • Веб-розвідка (WebI) – Спеціальна звітність

Коди транзакцій та реєстраційні дані AFRS

Коди транзакцій AFRS

Коди транзакцій AFRS – версія Excel

AFRS Таблиця Ролл

Зведення таблиць AFRS – це процес, за допомогою якого поточний дворічний індекс програм, індекс асигнувань, індекс організацій та таблиці дескрипторів AFRS дублюються для нового дворічного періоду, що усуває необхідність для установ повторно вводити записи своїх таблиць.

Перелічені тут ресурси призначені для того, щоб допомогти державним установам зорієнтуватися в наступному процесі реєстрації AFRS, який відбудеться навесні 2025 року.

Документи на столі

  • Посібник користувача AFRS Table RollЦей документ містить огляд процесу перевірки кваліфікації, пояснює кожен етап перевірки, перелічує обов'язки агентства та надає інформацію про звіти щодо перевірки кваліфікації.
  • ХронологіяУ цьому документі наведено всі дати для етапів 1-4 перевірки персоналу та пов'язаних з ними заходів. Скористайтеся фільтром, щоб переглянути завдання «Агентства».
  • Таблиці BI27 за фазами рулонуУ цьому документі наведено список таблиць, які будуть використовуватися на кожному етапі процесу, а також таблиць, які це роблять. НЕ рулон, такий як Master Index.
  • Очищення таблиці AFRS для відображення FDM робочого дняЦей документ містить інформацію про певні таблиці AFRS, які мають бути представлені в зіставленні Workday (система заміни AFRS) Foundation Data Model (FDM). Агентствам слід переглянути ці таблиці на наявність кодів, які більше не потрібні. У документі описано, на що звертати увагу, і наведено варіанти очищення непотрібних записів. У документі згадуються наступні файли, які можна фільтрувати для перегляду записів вашого агентства.

Суміжні ресурси

  • Невикористані під-підоб'єкти-НЕ-КОТИТИУ цьому документі наведено перелік підоб'єктів, які не використовувалися протягом двох дворічних періодів (4 років) і, таким чином, не перейдуть до нового дворічного періоду.

Останні оновлення:

  • Фінальний кидок Фази 3 (ШІ) відбувся 19 червня 2025 року.
  • Агентствам потрібно буде вручну додавати коди AI для будь-яких кодів EA, доданих після цієї дати. (Спочатку додайте запис D07, а саме AI.)
  • Перевіряти звіти та вносити оновлення до AFRS за потреби.

 

Основні активи

Основні активи

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги щодо капітальних активів, викладені в розділі 30 Посібника з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Активи – капітал, малі та привабливі

AFRS

Ресурси для узгодження

Інші посібники та ресурси OFM

Часті питання

Схожі теми

Розділ 30 SAAM – Основні активи
Розділ 85.60 SAAM – Процедури бухгалтерського обліку капітальних активів

Сертифікати участі (COPs)

Сертифікати участі (COPs)

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги щодо бухгалтерського обліку та звітності щодо сертифікатів участі, викладені в розділах 80 та 85 Посібника з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Сертифікати участі в обладнанні 85.85.45

Сертифікати участі в нерухомості 85.85.50

Повернення коштів за сертифікати участі 85.85.52

Щодо повернення коштів за програмою COP, зверніться до призначеного вам консультанта SWA та надайте таку інформацію: службову записку OST з документами «Графік платежів агентства» та «Джерела та використання». Також вкажіть, чи це урядовий чи власний рахунок фонду, а також поточне чи авансове повернення коштів.

Схожі теми

Розділ 80 SAAM – Облікова політика
Розділ 85 SAAM – Бухгалтерські процедури

Електронна комерція

Електронна комерція

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги щодо електронної комерції, викладені в розділі 40 Посібника з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Економічні доцільності (EFS)

Що таке ЕФС?

Аналіз витрат/вигід (EFS) – це аналіз витрат/вигід запропонованого вашим агентством проекту електронних платежів. Він демонструє економічну доцільність (чисту вигоду) запропонованого проекту. Проект є економічно доцільним, коли протягом розумного періоду часу сукупні вигоди від проекту (збільшення доходів та/або зменшення витрат) перевищують або дорівнюють сукупним витратам проекту (зменшення доходів та/або збільшення витрат).

EFS містить такі дві обов'язкові форми. За необхідності до вашого EFS також може бути додана підтверджувальна документація.

Необхідні форми EFS

Чому потрібно підготувати EFS?

  • Закон штату RCW 43.41.180 уповноважує Управління фінансового менеджменту (OFM) схвалювати використання електронних та інших технологічних засобів для переказу коштів та інформації, коли це економічно доцільно. У ньому також зазначено, що жодне державне агентство не може використовувати електронні чи інші технологічні засоби для переказу коштів без спеціального дозволу OFM.
  • Глава 40 Згідно з Посібником з державного адміністрування та бухгалтерського обліку (SAAM), установи повинні готувати EFS (Звіт про фінансову доцільність), щоб установи могли задокументувати свій проект електронних платежів. EFS допомагає OFM визначити, чи є ваш проект економічно доцільним.

Часті запитання щодо EFS

Нижче наведено деякі з найчастіших запитань щодо підготовки та вимог до EFS.

 

Схожі теми

Розділ 20 SAAM – Внутрішній контроль
Розділ 40 Закону про державну адміністрацію (SAAM) – Електронна комерція: Електронне прийняття та виплата державних коштів/допомог
Розділ 65 SAAM – Угоди про фінансові послуги

Управління федеральними грантами

Управління федеральними грантами

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати федеральні вимоги щодо дотримання, моніторингу та звітності, викладені в розділах 50 та 95 Посібника з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Питання?

Зв’яжіться з Мариною Йі за телефоном 360-974-9257 або електронною поштою Marina.Yee@ofm.wa.gov.

Схожі теми

Розділ 50 SAAM – Федеральна відповідність
Розділ 95 SAAM – Федеральна звітність про допомогу
Спільнота практиків федеральних грантів

Внутрішній аудит та внутрішній контроль

Внутрішня ревізія

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги внутрішнього аудиту, викладені в Розділі 22 Посібника з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Агентства, які зобов'язані мати програми внутрішнього аудиту [.xlsx]

Інститут внутрішніх аудиторів (IIA) – Міжнародні стандарти професійної практики внутрішнього аудиту

Управління підзвітності уряду США (GAO) – Загальноприйняті стандарти державного аудиту (Жовта книга)

Сертифікація внутрішнього аудиту (зразок)

Внутрішній контроль

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги внутрішнього контролю, викладені в Розділі 20 Посібника з державного адміністрування та бухгалтерського обліку (SAAM).

Приклади оцінки ризиків

Запобігання шахрайству

  • Асоціація сертифікованих перевірителів шахрайства веб-сайт

Посилання по темі

Схожі теми

Розділ 20 SAAM – Внутрішній контроль і аудит

Пряма оплата

Пряма оплата

Пряма оплата, яку також називають виборчою оплатою, була прийнята в рамках Закону про скорочення інфляції (IRA) у 2022 році та дозволяє звільненим від сплати податків організаціям, таким як штати, місцеві органи влади та некомерційні організації, отримувати доступ до федеральних податкових пільг на чисту енергію. Пряма оплата надає звільненим від сплати податків державним та некомерційним організаціям можливість надавати переваги чистої енергії більшій кількості громад, такі як створення робочих місць, зниження витрат на енергію та зменшення забруднення.

Впровадження положень про прямі виплати є складним, і штат орієнтується в цих аспектах федеральної податкової системи. Управління фінансового менеджменту надає ресурси та технічну допомогу, а також забезпечує ефективне використання державними установами нових федеральних стимулів. Цей простір використовується для надання інформації та посилань на ресурси щодо прямих виплат, включаючи процес попередньої реєстрації, необхідний для подання заявки на ці податкові пільги.

Якщо у вас є запитання та ви хочете отримати додаткові інструкції, звертайтеся за адресою Ian.Doyle@ofm.wa.gov.

Оренда, угоди про SBITA та державно-приватне партнерство (ДПП)

Оренда, угоди про SBITA та державно-приватне партнерство (ДПП)

Оренда та програмне забезпечення SBITA

Згідно з SAAM 30.40.30, агентства повинні використовувати DebtBook для відстеження та обліку оренди та ІТ-договорів на основі підписки (SBITA), які відповідають державній політиці капіталізації для дотримання вимог GASB Statements 87 та 96.

Навчання

Ресурси

Чи є цей договір орендою, угодою про SBITA чи угодою про державне забезпечення (ДПП)?

Пішохідні переходи для в'їзду AFRS

Використання звітів про записи в журналі DebtBook:
Використання графіків амортизації DebtBook:
Інструкції/шаблони для звірки DebtBook з AFRS

Інші посібники та ресурси OFM

Часті питання

запитання

Якщо у вас є запитання або коментарі, будь ласка, зв’яжіться з Келлі Діаз ( Kelly.Diaz@ofm.wa.gov ) або Кендрою Хансон ( Kendra.Hanson@ofm.wa.gov ).

Різне

Різні бухгалтерські ресурси

Ці ресурси призначені для того, щоб допомогти державним установам розробити адміністративну та бухгалтерську політику та процедури на більш детальному рівні та виконати різні вимоги, викладені в Посібнику з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Наведені нижче міркування та рекомендації можуть стосуватися конкретних потреб кожного агентства або відповідати конкретним законодавчим повноваженням кожного агентства, а можуть і не стосуватися:

Рекомендації щодо оплати ліцензій, сертифікатів, членства або навчання професійних працівників

Агентства можуть отримувати запити або за власною ініціативою бажати оплатити витрати, пов’язані з ліцензією професійного працівника, сертифікацією, членством у професійній організації чи можливістю навчання. Ці рекомендації мають на меті допомогти агентствам вирішити, чи оплачувати ці витрати, пов’язані з професійним персоналом. Витрати, що розглядаються в цих рекомендаціях, такі:

  • Професійні ліцензії, видані державним органом;
  • Сертифікати, видані державною або приватною організацією;
  • Членство в професійних організаціях; та
  • Навчання, пов'язане з професійним статусом або необхідне для підтримки професійної ліцензії.

Професійні ліцензії та сертифікати

Розглядаючи питання про оплату вартості професійних ліцензій та сертифікатів, агентство повинно спочатку визначити, чи має воно повноваження здійснювати платіж.

Повноваження оплачувати вартість професійних ліцензій та сертифікатів

Якщо агентство має конкретні законодавчі повноваження оплачувати вартість професійних ліцензій та сертифікатів, воно може здійснити платіж без будь-якого подальшого розгляду. Якщо конкретні законодавчі повноваження відсутні, агентство повинно визначити, чи має воно інші повноваження оплачувати ці витрати.

Якщо для заняття професією потрібна професійна ліцензія або сертифікат, а також для роботи або посади, то агентство може оплатити вартість ліцензії або сертифіката як частину компенсації працівника, якщо агентство має повноваження встановлювати рівень компенсації цього працівника. Професія – це вид роботи, який вимагає спеціальної освіти, навчання або навичок. Приклади професії включають, але не обмежуються наступним: адвокат, лікар, медсестра, електрик, сантехнік або водій вантажівки.

  • Агентства не мають повноважень встановлювати рівні заробітної плати для працівників, що мають статус представника. Таблиці заробітної плати, що мають статус представника, встановлюються або Управлінням з фінансового управління (OFM), для працівників, що не мають статусу представника, або через колективні договори для працівників, що мають статус представника. Таким чином, агентства можуть не оплачувати вартість професійних ліцензій та сертифікатів як компенсацію для працівників, що мають статус представника.
  • Агентства, які мають повноваження встановлювати рівень заробітної плати для звільнених від оподаткування працівників та працівників Washington Management Services (WMS), можуть оплачувати вартість професійних ліцензій та сертифікатів як частину компенсаційного пакету. У таких випадках виплата підлягає оподаткуванню.

Якщо професійна ліцензія або сертифікат потрібні для заняття професією, але не потрібні для роботи чи посади, то агентство може оплатити вартість ліцензії або сертифіката як витрати агентства, якщо агентство отримує вигоду від фактичної ліцензії або сертифіката. Якщо агентство має повноваження оплачувати ці витрати, то під час визначення питання про оплату витрат агентству все одно необхідно зважити вигоди, отримані від отримання працівником ліцензії або сертифіката, з урахуванням витрат. Фактори, які слід враховувати, включають, але не обмежуються наступним:

  • Чи надає ліцензія або сертифікат агентству доступ до корисних матеріалів, контактів або інших ресурсів, до яких воно інакше не мало б доступу?
  • Чи дозволяє ліцензія або сертифікат працівнику доступ до зон або заходів, які інакше були б недоступні?
  • Як оплата або неоплата вплине на найм та утримання персоналу?
  • Чи враховує шкала оплати праці для цієї посади оплату або несплату агентства за ліцензію чи сертифікат?
  • Чи є фінансування – як поточне, так і майбутнє?

Ми рекомендуємо, щоб процес розгляду заявок у вашому агентстві був формалізований у політиці та застосовувався послідовно.

Більше інформації дивіться в цьому дереві рішень:

Навчання, пов'язане з професійним статусом

Розглядаючи питання оплати навчання, пов’язаного з професійним статусом, агентство повинно забезпечити наступне:

  • Навчання безпосередньо пов'язане з роботою працівника.
  • Навчання або підтримує, або покращує навички працівника, пов'язані з роботою.
  • Працівник ділиться інформацією, зібраною під час навчання, з колегами за потреби.

Якщо навчання відповідає відповідним попереднім критеріям і готує працівника до ліцензійного або сертифікаційного іспиту, агентство може оплатити навчання. Однак вартість іспиту зазвичай вважається особистими витратами.

Членство в професійних організаціях

Оплачуючи членство в професійних організаціях, агентство повинно зважити вигоду, яку воно отримує від оплати членства, порівняно з вартістю. Фактори, які слід враховувати, включають, але не обмежуються, наступним.

  • Рівень впливу, який членство надає агентству на рішення щодо встановлення стандартів, що приймаються професійною організацією.
  • Доступ до ресурсів через членство, таких як взаємодія з іншими фахівцями, тренінги та публікації.
  • Знижки на ресурси, що надаються членам професійної організації.
  • Ступінь, до якої членство покращує продуктивність праці працівника.
  • Витрати або вигоди, або й те, й інше для агентства від того, що кілька співробітників є членами однієї організації.
  • Обсяг участі, що вимагається від працівника як члена організації.
  • Наявність фінансування для покриття витрат на членство.
  • Етичні міркування, такі як участь організації в лобіюванні або політичній діяльності, або сприяння організацією починанням, у яких працівник може мати прямий або непрямий фінансовий інтерес.

Оподатковувана додаткова пільга

Як зазначалося вище, залежно від обставин, агентства можуть розглянути можливість оплати навчання та членства в професійних організаціях. Податкова служба США (IRS) встановлює правила щодо того, коли агентські платежі за навчання та членство слід вважати оподатковуваною додатковою вигодою. Загальні рекомендації наведено в Податковому посібнику роботодавців IRS щодо додаткових виплат [PDF].

Закриття року

Закриття року

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги щодо звітності на рівні штату та федерального уряду, викладені в Розділі 90 «Звітність штату» та Розділі 95 «Звітність про федеральну допомогу» в Посібнику з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Фінансовий рік 2026

Календарі

Інше

Фінансовий рік 2025

Календарі

Інше

Навчання

Фінансовий рік 2024

Календарі

Інше

Фінансовий рік 2023

Календарі

Інше

Схожі теми

SAAM Розділ 90 - Державна звітність
Розділ 95 SAAM – Федеральна звітність про допомогу

Робочий день

Ресурси для робочого дня

Штат Вашингтон готується до переходу на Workday, хмарну систему планування ресурсів підприємства (ERP) для фінансів, закупівель, бюджетування, управління персоналом та нарахування заробітної плати. Перший етап впровадження, Фаза 1A – Основні фінанси, включає заміну Системи фінансової звітності агентства (AFRS).

Statewide Accounting продовжуватиме оновлювати цей веб-сайт у міру розробки нових політик, процедур та ресурсів. Крім того, опубліковані наразі ресурси та політики можуть змінюватися, коли дизайн Workday буде завершено, а також коли ми отримаємо відгуки та запитання.

Скористайтеся цією формою , щоб надіслати відгук про WAAM та ресурси Workday.

Звіти про винятки AFRS

Звіти про винятки AFRS

Звіти про винятки у звітності підприємства (ЗК) були розроблені, щоб допомогти агентствам виявляти помилки у фінансових даних (ЗКД). Ці звіти не усувають необхідності звірок, але є додатковим інструментом.

Кожен звіт про виняток містить «Мету звіту» внизу звіту, яка містить інформацію про:

  • Критерії звіту (головні списки, джерела доходу, підоб'єкти тощо)
  • Що потрібно зробити і до якого терміну
  • Відповідні розділи SAAM або RCW

очікування

Агентства повинні планувати певні звіти про винятки на щомісяць, а винятки слід досліджувати та негайно усувати. Наприкінці року щомісячні звіти про винятки слід запускати щодня, окрім кількох звітів про винятки наприкінці року. Усі відхилення необхідно узгодити, щоб ми завершили рік з точними балансами та активністю. Ось документ, який показує, як планувати звіти про винятки в ER.

Призначений у вашому агентстві бухгалтер штату OFM складатиме звіти про винятки щомісяця з листопада по червень, а потім частіше наприкінці року. Ці винятки будуть надіслані їхньому основному контактному представнику з бухгалтерського обліку у вашому агентстві, зазвичай фінансовому директору або призначеній ним особі.

Назви звітів про винятки SWA схожі на назви звітів про винятки SWA, але не ідентичні їм. Цей порівняльний огляд назв звітів про винятки SWA та звітів про винятки ER можна використовувати для відстеження того, які звіти за кінець року стосуються вашого агентства, а також яка особа або команда відповідає за моніторинг та виправлення винятків.

Існують певні допустимі винятки. Якщо ваше агентство вважає, що є поважна причина для дозволу винятку, надайте пояснення та будь-які відповідні підтверджуючі документи призначеному вашому агентству бухгалтеру OFM для всього штату.

Щомісячні звіти про винятки

Наступні звіти слід складати щомісяця, а потім частіше в кінці року.

Звіти про винятки на кінець року

Наприкінці року щомісячні звіти та звіти, наведені нижче, слід запускати щодня, а будь-які винятки мають бути усунені до закриття Фази 2.

Картки покупок

Картки покупок

Ці ресурси допомагають державним установам виконувати вимоги щодо карток для покупок, викладені в розділах 20 та 40 Посібника з адміністративного та бухгалтерського обліку штату (SAAM).

Картки покупок

Агентства повинні розробляти внутрішні політики та процедури відповідно до політик та процедур щодо платіжних карток, встановлених Департаментом послуг для підприємств (DES). Внутрішня політика агентства повинна включати вимоги, викладені в Політиці та процедурах DES , вимоги внутрішнього контролю в Розділі 20 SAAM та виплати електронних коштів у Розділі 40 SAAM.

Покупки, здійснені за допомогою платіжної картки, повинні здійснюватися відповідно до тих самих вимог державних закупівель, що й будь-які інші засоби оплати.

OFM рекомендує установам використовувати індивідуально призначені картки, а не картки відділу (картки, видані на ім'я установи/відділу/підрозділу, а не конкретного співробітника), щоб забезпечити кращу підзвітність та захист від шахрайства.

Ресурси DES

Внутрішній контроль для карток покупок

Заходи внутрішнього контролю для карток покупок включають такі дії, як:

  • Розробка політик та процедур, специфічних для агентства.
  • Вимагати підписаної угоди з власником картки, в якій детально описано дозволене використання, заборонені предмети та наслідки неправомірного використання. Агентствам рекомендується переглядати та оновлювати угоди з користувачами карток так часто, як необхідно, але не рідше одного разу на два роки.
  • Забезпечення належного розподілу ролей та обов'язків.
  • Забезпечення належного розподілу обов'язків, зокрема забезпечення того, щоб особа, яка здійснює покупку, не була тією ж особою, яка схвалювала транзакцію.
  • Встановлення лімітів витрат.
  • Надання навчання з питань використання платіжних карток перед тим, як картка буде видана власнику картки або використана ним.
  • Виконання планового звірення транзакцій за картками для покупок. Власники карток повинні щомісяця подавати деталізовані квитанції за всі транзакції та звіряти виписки. Посадовці, що затверджують транзакції, повинні перевіряти їх з квитанціями перед оплатою рахунку за карткою для покупок.
  • Ведення належної документації та оформлення дозволів на закупівлі.
  • Моніторинг та аудит активності покупок за картками шляхом проведення регулярних незалежних перевірок активності покупок за картками. Це має включати перевірку на наявність несанкціонованих покупок, перевірку на розділені покупки для обходу лімітів витрат тощо.
  • Захист платіжних карток та номерів рахунків від втрати, крадіжки та несанкціонованого використання.
  • Управління рахунками платіжних карток шляхом періодичної перевірки активних рахунків та негайного закриття рахунків звільнених працівників.

Щоб перевірити ваші знання про внутрішній контроль за платіжними картками, ми створили тематичне дослідження платіжних карток, яке включає приклад програми агентських платіжних карток і дозволяє вам виявити порушення внутрішнього контролю в цьому тематичному дослідженні.

Схожі теми

Розділ 20 SAAM – Внутрішній контроль
Розділ 40 Закону про державну адміністрацію (SAAM) – Електронна комерція: Електронне прийняття та виплата державних коштів/допомог
Розділ 65 SAAM – Угоди про фінансові послуги