Vào cuối năm tài chính, các cơ quan cần:

• Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thực tế (Theo SAAM 30.45, việc này phải được hoàn thành ít nhất một lần mỗi hai năm tài chính).
• Đảm bảo thông tin tài sản trong hệ thống CAMS/hệ thống khác được cập nhật đầy đủ trước cuối tháng 7. Điều này bao gồm:
  • Thực hiện điều chỉnh do những sai lệch phát hiện trong quá trình kiểm kê thực tế.
  • Thêm tài sản mới
  • Cập nhật tài sản khi có thay đổi (phân chia quỹ, mã loại, điều chỉnh giá trị)
  • Thanh lý tài sản không còn sở hữu
• Xem xét hoạt động xây dựng đang tiến hành (CIP) và đảm bảo:
  • Tất cả chi phí dự án năm hiện tại đã được ghi nhận trong hệ thống CAMS/hệ thống khác.
  • Các dự án đã hoàn thành/tài sản đã đưa vào sử dụng đã được chuyển đổi từ tài sản CIP sang mã phân loại phù hợp trong CAMS/hệ thống khác.
• Đối chiếu số dư Sổ cái giữa AFRS và CAMS bằng cách sử dụng các báo cáo CAMS được tạo ra từ Hệ thống Báo cáo Doanh nghiệp. (xem phần “Tài nguyên Đối chiếu” của tài liệu này) Trang web Tài sản cố định)
• Ghi nhận các giao dịch vào hệ thống AFRS để phản ánh hoạt động đã nhập vào CAMS. Các giao dịch này bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
  • Mua tài sản
  • Thanh lý/Bán tài sản
  • Chi phí khấu hao
  • Điều chỉnh tài sản khác
  • Hoạt động xây dựng đang diễn ra
  • LƯU Ý: Hãy chắc chắn sử dụng mã giao dịch phù hợp cho các mục nhập này. Mã giao dịch AFRS tài sản vốn Nguồn tài liệu này cung cấp danh sách các mã giao dịch thường dùng cho các giao dịch tài sản cố định.
• Kiểm tra số dư cuối kỳ để đảm bảo các bút toán AFRS được ghi nhận chính xác và phù hợp với CAMS như mong đợi.
• Hoàn thành các Mẫu kê khai liên quan đến tài sản cố định. (xem hướng dẫn về Mẫu kê khai của tiểu bang trên trang web của chúng tôi) trang web đào tạo thuộc chương trình đào tạo và nguồn lực cuối năm tài chính.

*Lưu ý: Các thao tác này có thể được thực hiện thường xuyên hơn nhưng tối thiểu phải được thực hiện hàng năm.

Nghiên cứu tính khả thi kinh tế (EFS) là bắt buộc đối với các trường hợp sau:

• Chấp nhận các giao dịch chuyển khoản tự động (ACH) được xử lý thông qua nhà cung cấp bên thứ ba. Điều này bao gồm bất kỳ giao dịch chuyển khoản ACH nào mà việc xử lý và thanh toán diễn ra bên ngoài kho bạc nhà nước.
• Chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và/hoặc thẻ ghi nợ.
• Chấp nhận thanh toán thông qua các dịch vụ gửi tiền từ xa không được sắp xếp trực tiếp thông qua Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST).
• Giải ngân các khoản chuyển khoản định kỳ hoặc thường xuyên.
• Giải ngân tiền thông qua chuyển khoản phúc lợi điện tử (EBT).
• Giải ngân tiền thông qua thẻ ghi nợ trả trước.
• Giải ngân tiền thông qua thẻ quà tặng với mức phí cao hơn mức thông thường.

EFS có thể được yêu cầu đối với các trường hợp sau:

• Việc mở rộng các quy trình hiện có để chấp nhận hoặc giải ngân các khoản thanh toán điện tử có thể yêu cầu một hệ thống tài chính điện tử (EFS). Các cơ quan có kế hoạch mở rộng nên liên hệ với Kế toán viên toàn tiểu bang được chỉ định của Văn phòng Quản lý Tài chính (OFM) để xác định xem có cần EFS hay không.
• Chấp nhận thanh toán qua dịch vụ hộp khóa. Liên hệ bộ phận Quản lý Tiền mặt của OST để biết các dịch vụ có sẵn thông qua hợp đồng chính. Hộp khóa thường có thành phần điện tử. Liên hệ OST và OFM để xác định xem có cần phê duyệt EFS cho một dự án cụ thể hay không.
• Giải ngân tiền qua thẻ lương. Vui lòng liên hệ bộ phận Quản lý tiền mặt của OST để biết thêm thông tin về các hợp đồng hiện có.

Vâng.

Nghiên cứu tính khả thi kinh tế (EFS) không bắt buộc đối với các trường hợp sau:

• Chấp nhận hoặc giải ngân các khoản chuyển khoản ACH được xử lý thông qua Văn phòng Kho bạc Nhà nước và AFRS.
• Chuyển khoản trực tiếp (ACH) tiền lương của nhân viên.
• Chấp nhận hoặc giải ngân các khoản thanh toán giữa các cơ quan (IAP) hoặc các khoản thanh toán giữa các quỹ (IFT) thông qua AFRS.
• Khi luật tiểu bang hoặc liên bang quy định hoặc cho phép chấp nhận hoặc giải ngân các khoản thanh toán điện tử. Để được miễn trừ khỏi yêu cầu EFS, luật tiểu bang hoặc liên bang phải chứa ngôn ngữ cụ thể quy định hoặc cho phép (các) khoản thanh toán điện tử. Tham khảo danh sách các luật hiện hành. Các trường hợp ngoại lệ về mặt pháp lý đối với yêu cầu EFS.
• Chấp nhận thanh toán thông qua dịch vụ gửi tiền từ xa được sắp xếp trực tiếp thông qua OST.
• Chấp nhận thanh toán bằng thẻ mua hàng:
  • Gửi Bộ Giao thông Vận tải từ các cơ quan nhà nước khác về các tài khoản thu phí "Good to Go".
  • Gửi thư từ các cơ quan nhà nước khác tới Sở Lao động và Công nghiệp để xin giấy phép điện.
  • Giữa các cơ quan nhà nước khi tài khoản thanh toán và/hoặc nhận tiền là tài khoản địa phương, và cơ quan nhận tiền đã đồng ý chấp nhận thanh toán bằng thẻ mua hàng liên cơ quan.
  • Miễn phí cho các cơ quan nhà nước khác đối với các giao dịch cá nhân có giá trị dưới 50.00 đô la.
• Chấp nhận chuyển khoản điện tử.
• Giải ngân các khoản chuyển khoản điện tử được xử lý từ tài khoản kho bạc và tài khoản ủy thác kho bạc, những khoản này cần được giải ngân ngay lập tức và có tính chất riêng lẻ.
• Giải ngân tiền thông qua thẻ quà tặng, nếu không có phí kèm theo hoặc thẻ quà tặng chỉ có phí mua hàng tượng trưng.
• Giải ngân quỹ bồi thường cộng đồng thông qua thẻ trả trước hoặc các dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến như PayPal, Google Pay, Venmo hoặc Apple Pay. Các phương thức thanh toán điện tử này chỉ được phép thực hiện từ tài khoản ngân hàng địa phương và chỉ dành cho Chương trình Bồi thường Cộng đồng theo ủy quyền của Văn phòng Bình đẳng.

Các cơ quan nhà nước được yêu cầu đánh giá Hệ thống Thanh toán Tự động (ACH) như là lựa chọn chính để nhận tiền điện tử. ACH cũng có thể được gọi là séc điện tử, chuyển khoản điện tử (EFT) và ghi nợ tự động.

ACH thường là phương thức nhận tiền điện tử ít tốn kém nhất và hoạt động tốt cho cả các khoản thanh toán trực tuyến một lần và các khoản thanh toán định kỳ.

Các cơ quan được yêu cầu liên hệ với Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST) trước khi triển khai việc chấp nhận chuyển khoản ACH.

Nếu dự án thanh toán điện tử của một cơ quan không bao gồm ACH, thì Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS) của họ phải giải thích lý do tại sao ACH không phải là một lựa chọn khả thi cho dự án đó.

• Bước đầu tiên quan trọng là liên hệ với Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST) trước khi chuẩn bị Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS).
• Phê duyệt Chương 40 và Chương 65 Hãy tham khảo Sổ tay Quản lý và Kế toán Nhà nước (SAAM) để làm quen với các yêu cầu của tiểu bang.
• Hãy suy nghĩ về mục tiêu của dự án thanh toán điện tử mà bạn đề xuất. Kết quả mong muốn là gì? Lợi ích là gì và dành cho ai? Thông tin này cần được đưa vào báo cáo tài chính điện tử (EFS) của bạn.
• Hãy trao đổi với những người khác trong cơ quan của bạn và các cơ quan nhà nước khác đã trải qua quy trình tương tự, đồng thời xem xét các nghiên cứu của họ.
• Hãy sử dụng mẫu đề án kinh doanh để kể một câu chuyện. Giải thích dự án của bạn là gì và dịch vụ mà nó sẽ cung cấp. Hãy nêu rõ các giả định của bạn và giải thích rõ ràng những lợi ích của dự án. Xem lại SAAM 40.40.30.
• Sử dụng biểu mẫu Phân tích Lợi ích Chi phí để cung cấp tất cả các khoản doanh thu và chi phí liên quan đến dự án thanh toán điện tử của bạn. Xem xét lại SAAM 40.40.40.
• Hãy cố gắng định lượng một số khoản tiết kiệm cho khách hàng và đưa những khoản đó vào báo cáo tài chính doanh nghiệp (EFS) của bạn, ngay cả khi chúng có vẻ nhỏ. Hãy nhớ tính đến các khoản tiết kiệm như phí bưu chính, thời gian, quãng đường di chuyển, phí trả lại séc không đủ tiền, v.v.
• Hãy làm theo quy trình một cách cẩn thận từ đầu đến cuối để đảm bảo bạn đã nắm bắt được tất cả các yếu tố của dự án thanh toán điện tử.
• Xem lại biểu mẫu Bản đề xuất kinh doanh và biểu mẫu Phân tích chi phí - lợi ích để đảm bảo chúng nhất quán với nhau. Hãy chắc chắn rằng các giả định và số tiền trong biểu mẫu Bản đề xuất kinh doanh trùng khớp với các mục tương ứng trong biểu mẫu Phân tích chi phí - lợi ích.
• Nếu một cơ quan đang xem xét một dự án đa mục đích bao gồm tính năng thanh toán điện tử và cơ quan đó có thể tách biệt chi phí và lợi ích của phần thanh toán điện tử khỏi toàn bộ dự án, thì chỉ cần đưa phần thanh toán điện tử vào EFS.
• Đừng đợi đến khi có báo cáo tài chính điện tử (EFS) "cuối cùng" mới liên hệ với Văn phòng Quản lý Tài chính (OFM). Hãy liên hệ với Kế toán viên toàn tiểu bang được chỉ định của OFM và Kế toán viên toàn tiểu bang phụ trách thương mại điện tử của OFM sớm và thường xuyên trong quá trình này. Gửi cho họ bản nháp các biểu mẫu EFS cần thiết để xem xét, phản hồi về thông tin còn thiếu và đề xuất cải tiến.

• Không liên hệ với Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST) trước khi chuẩn bị Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS). Điều quan trọng là các cơ quan phải liên hệ với OST trước khi chuẩn bị EFS. OST có thẩm quyền đàm phán các hợp đồng chính với các tổ chức tài chính (RCW 43.08.015). OST sẽ có thể tư vấn cho cơ quan của bạn về các hợp đồng hiện có và các lựa chọn ngân hàng dành cho cơ quan của bạn, cũng như giúp bạn xác định số tiền ước tính cho các chi phí ngân hàng liên quan để đưa vào EFS của bạn.
• Không bao gồm số tiền đô la cho các cơ quan nhà nước khác trong biểu mẫu Phân tích Lợi ích Chi phí. Nếu dự án thanh toán điện tử của cơ quan bạn có tác động đến doanh thu hoặc chi phí của các cơ quan nhà nước khác, thì bạn cần phải bao gồm các số tiền đô la đó trong biểu mẫu Phân tích Lợi ích Chi phí.
• Không bao gồm số tiền đô la cho khách hàng của bạn trong biểu mẫu Phân tích Lợi ích Chi phí. Nếu dự án thanh toán điện tử của cơ quan bạn có tác động đến doanh thu hoặc chi phí của khách hàng, thì bạn cần phải bao gồm các số tiền đô la đó trong biểu mẫu Phân tích Lợi ích Chi phí.
• Việc điền số tiền vào các cột “Năm thứ nhất” đến “Năm thứ năm” trên biểu mẫu Phân tích Chi phí - Lợi ích nhưng không mô tả các số tiền đó trong cột “Mô tả tất cả các số tiền” của biểu mẫu Phân tích Chi phí - Lợi ích. Phần mô tả cần cung cấp bất kỳ chi tiết bổ sung nào cần thiết về (các) số tiền và bao gồm cách bạn tính toán số tiền đó.
• Không nhập năm đầu tiên dự kiến ​​dự án đi vào hoạt động trong cột “Năm thứ nhất” của biểu mẫu Phân tích Chi phí - Lợi ích. Sau khi bạn nhập năm vào cột “Năm thứ nhất”, bảng tính sẽ tự động điền các năm còn lại vào biểu mẫu.

Danh sách các yếu tố doanh thu này nhằm mục đích hỗ trợ các cơ quan chuẩn bị Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS). Nó được dùng làm điểm khởi đầu cho phân tích của bạn, vì có thể có các yếu tố doanh thu khác liên quan đến dự án thanh toán điện tử của bạn mà không được liệt kê ở đây hoặc trong các biểu mẫu EFS. Hãy nhớ xem xét và bao gồm cả tác động doanh thu đối với các cơ quan nhà nước khác và khách hàng của bạn.

• Nguồn thu nhập mới cho cơ quan.
• Nguồn doanh thu bị chuyển hướng do việc cung cấp tùy chọn thanh toán mới hoặc thay đổi đơn vị thu hộ doanh thu.
• Tăng cường thu ngân sách từ các nguồn hiện có.
• Doanh thu của cơ quan giảm do mất các giao dịch, phí hoặc tiền phạt.
• Tác động đến doanh thu của các cơ quan nhà nước khác.
• Doanh thu tác động đến khách hàng của bạn.
• Tăng cường tuân thủ các luật hiện hành, từ đó tăng doanh thu.
• Rút ngắn thời gian nhà nước nhận được khoản thanh toán, từ đó tăng thời gian sử dụng nguồn vốn.

Danh sách các yếu tố chi phí này nhằm mục đích hỗ trợ các cơ quan chuẩn bị Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS). Nó được dùng làm điểm khởi đầu cho phân tích của bạn, vì có thể có các yếu tố chi phí khác liên quan đến dự án thanh toán điện tử của bạn mà không được liệt kê ở đây hoặc trong các biểu mẫu EFS. Hãy nhớ xem xét và bao gồm cả tác động chi phí đối với các cơ quan nhà nước khác và khách hàng của bạn.

Các khoản chi phí phát sinh một lần có thể bao gồm:

• Mua sắm phần cứng mới (máy tính, v.v.).
• Mua sắm thiết bị đầu cuối xử lý thanh toán mới.
• Mua sắm thiết bị mới (đồ nội thất, vật dụng cố định, v.v.).
• Chi phí mua phần mềm và/hoặc phí cấp phép.
• Chi phí liên quan đến dịch vụ lưu trữ Internet.
• Chi phí lập trình và phát triển, chẳng hạn như hợp đồng dịch vụ để tạo ứng dụng thanh toán.
• Chi phí tiếp thị.
• Chi phí đào tạo ban đầu.
• Chi phí thiết lập dịch vụ lưu trữ dữ liệu bên ngoài liên quan đến thanh toán qua hệ thống thanh toán tự động (ACH).
• Phí thiết lập tài khoản. Vui lòng liên hệ với Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST) để xác định số tiền.
• Phí thiết lập dịch vụ hộp khóa ban đầu. Liên hệ OST để biết thêm thông tin về các hợp đồng hiện có.
• Chi phí xét nghiệm.
• Chi phí cơ sở hạ tầng, chẳng hạn như mạng cục bộ, đường dây điện thoại bổ sung hoặc cơ sở lưu trữ bổ sung.
• Phí tư vấn.
• Chữ ký/chứng chỉ điện tử.
• Những điều chỉnh đối với một hệ thống hiện có.
• Chi phí tái cấu trúc tổ chức.
• Các chi phí phát sinh một lần khác.

Các chi phí phát sinh liên tục có thể bao gồm:

• Chi phí thuê và/hoặc bảo trì phần cứng.
• Các chi phí thuê và/hoặc bảo trì thiết bị khác.
• Chi phí bảo trì phần mềm, gia hạn giấy phép và/hoặc cập nhật.
• chi phí dịch vụ lưu trữ Internet
• Chi phí phát triển và lập trình.
• Phí báo cáo hàng tháng, phí lập hóa đơn hoặc các chi phí xử lý thanh toán điện tử khác từ các nhà cung cấp dịch vụ. Hãy làm việc với OST để xác định các chi phí này.
• Chi phí đào tạo.
• Chi phí cơ sở hạ tầng.
• Chi phí tuân thủ tiêu chuẩn PCI (Payment Card Industry).
• Chi phí đối chiếu và kế toán tăng cao.
• Phí tư vấn.
• Chi phí lưu trữ dữ liệu bên ngoài, hoặc chi phí cho nhân viên bổ sung cần thiết để hỗ trợ cơ sở dữ liệu liên quan đến thanh toán ACH.
• Phí giao dịch, chẳng hạn như phí thẻ tín dụng. Hãy làm việc với OST để ước tính số tiền của các khoản phí này.
• Phí dịch vụ hộp khóa an toàn hàng tháng.
• Chi phí nhân viên tăng cao.
• Phí bổ sung cho chữ ký/chứng chỉ điện tử.
• Chi phí phát sinh cho các cơ quan nhà nước khác. Điều này có thể bao gồm chi phí tăng thêm cho OST đối với phí ACH (chẳng hạn như phí giao dịch, chi phí hàng trả lại, v.v.)
• Các chi phí phát sinh cho khách hàng của bạn, chẳng hạn như phí dịch vụ khi sử dụng thẻ tín dụng.
• Các chi phí phát sinh khác của cơ quan.

Việc giảm chi phí có thể bao gồm:

• Giảm chi phí xử lý séc/tiền mặt, chẳng hạn như chi phí an ninh, vận chuyển, lưu trữ và trộm cắp do số lượng séc và/hoặc lượng tiền mặt được xử lý giảm.
• Giảm phí ngân hàng và/hoặc phí trả lại séc không đủ tiền do số lượng séc được xử lý giảm.
• Số lượng khoản hoàn tiền giảm nhờ việc tính toán thanh toán chính xác hơn thông qua các hệ thống tự động.
• Giảm chi phí nhân viên.
• Giảm thiểu chi phí do trộm cắp hoặc gian lận.
• Giảm chi phí nếu số lượng giao dịch tại các văn phòng chi nhánh giảm.
• Giảm chi phí cơ sở hạ tầng.
• Giảm chi phí giấy tờ và/hoặc chi phí phòng gửi thư do số lượng séc được xử lý ít hơn.
• Giảm chi phí đào tạo, bảo trì hoặc phần mềm.
• Giảm chi phí nhân viên hoặc khả năng phân bổ lại nhân viên hiện tại do giảm số lượng séc và/hoặc lượng tiền mặt được xử lý.
• Chi phí xử lý khoản phải thu giảm do số lượng séc và/hoặc lượng tiền mặt được xử lý giảm.
• Các khoản cắt giảm khác dành cho cơ quan này.
• Tiết kiệm chi phí cho các cơ quan nhà nước khác.
• Tiết kiệm chi phí cho khách hàng, ví dụ như:
  • Giảm mức phạt do thanh toán sai số tiền hoặc phí trả chậm.
  • Giảm chi phí viết séc và gửi thư.
  • Giảm thời gian chờ đợi tại quầy của đại lý hoặc đại lý phụ. (Để tính toán chi phí thời gian giảm cho khách hàng, hãy sử dụng mức lương tiêu chuẩn của khách hàng nhân với số lượng khách hàng nhân với lượng thời gian tiết kiệm được mỗi năm.)
  • Giảm chi phí đi lại đến đại lý hoặc chi nhánh.
  • Giảm thời gian điền các mẫu đơn giấy.
  • Giảm phí đậu xe tại văn phòng đại lý hoặc đại lý phụ.

Đúng vậy, lợi ích công cộng thu được từ việc cung cấp các tùy chọn thanh toán điện tử cần được đưa vào Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS). OFM xem xét tác động đến cơ quan, các cơ quan nhà nước khác, cũng như khách hàng và công chúng nói chung khi đánh giá xem một dự án thanh toán điện tử có khả thi về mặt kinh tế hay không. Điều quan trọng là các cơ quan phải đưa những lợi ích công cộng áp dụng được vào EFS của họ.

Lợi ích công cộng bao gồm những điều như:
• Nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân nói chung.
• Giảm ùn tắc giao thông đường bộ và đường cao tốc.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng và nâng cao hình ảnh của nhà nước.
• Tăng cường hoạt động kinh tế cho tiểu bang.
• Hỗ trợ các cơ quan khác hoặc cải thiện sự phối hợp dịch vụ giữa các cơ quan.
• Nâng cao hiểu biết của công chúng về cơ quan và các dịch vụ của cơ quan.
• Tăng hiệu quả hoạt động và độ chính xác dữ liệu của cơ quan.
• Hỗ trợ cơ quan đạt được kế hoạch chiến lược của mình.
• Các lợi ích công cộng khác.

Nói chung là không. Các cơ quan nhà nước không nên sử dụng dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến để thực hiện thanh toán.

Các dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến này (các nhà xử lý) thu thập và lưu trữ thông tin tài chính để người dùng có thể thanh toán trực tuyến mà không cần phải nhập thủ công thông tin thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng mỗi lần. Khi giao dịch thanh toán được thực hiện, nhà xử lý sẽ chuyển tiền từ người nhận đến người được nhận.

Bảo vệ nguồn quỹ nhà nước là điều thiết yếu. Việc sử dụng các dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến làm tăng thêm độ phức tạp và rủi ro cho quy trình thanh toán vì thông tin thẻ tín dụng được lưu giữ bởi bên thứ ba. Khi có thể gửi thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp, việc sử dụng bộ xử lý thanh toán trực tuyến sẽ được coi là rủi ro không cần thiết đối với nhà nước. Các cơ quan nên tham khảo ý kiến ​​của OST về các giải pháp thay thế cho dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến bằng cách sử dụng hợp đồng thỏa thuận dịch vụ thương mại của tiểu bang.

Các cơ quan chỉ được phép sử dụng dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến nếu dịch vụ đó được thiết lập để tính phí vào thẻ mua hàng của tiểu bang. Có thể có giới hạn về số lượng giao dịch được thực hiện mỗi năm.

Ngoài ra, có một ngoại lệ đối với Chương trình Bồi thường Cộng đồng được Văn phòng Bình đẳng ủy quyền về việc giải ngân quỹ bồi thường cộng đồng thông qua các phương thức thanh toán điện tử như PayPal, Google Pay, Venmo, Apple Pay hoặc các dịch vụ tương tự. Các phương thức thanh toán điện tử này chỉ được phép sử dụng từ tài khoản ngân hàng địa phương và chỉ dành cho Chương trình Bồi thường Cộng đồng được Văn phòng Bình đẳng ủy quyền.

Không, các cơ quan nhà nước không được phép sử dụng các dịch vụ này để nhận thanh toán.

Các dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến này (các nhà xử lý) thu thập và lưu trữ thông tin tài chính để người dùng có thể thanh toán trực tuyến mà không cần phải nhập thủ công thông tin thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng mỗi lần. Khi giao dịch thanh toán được thực hiện, nhà xử lý sẽ chuyển tiền từ người nhận đến người được nhận.

Tất cả các khoản tiền của tiểu bang, bất kể đó là tài khoản kho bạc, tài khoản địa phương hay tài khoản tiền mặt nhỏ, đều phải được gửi vào tài khoản tuân thủ luật của Ủy ban Bảo vệ Tiền gửi Công cộng (PDPC) (RCW 39.58.080). Các dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến này không thể được sử dụng vì các khoản thanh toán được gửi vào các tài khoản ngoài tiểu bang, chứ không phải vào các ngân hàng đủ điều kiện theo quy định của PDPC tại tiểu bang Washington.

Việc sử dụng các dịch vụ này vi phạm hợp đồng sử dụng bắt buộc dịch vụ thương mại của Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST). Các cơ quan nên tham khảo ý kiến ​​của OST về các giải pháp thay thế cho dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến sử dụng hợp đồng thỏa thuận dịch vụ thương mại của tiểu bang.

Việc chấp nhận thanh toán thông qua các dịch vụ xử lý thanh toán trực tuyến này cũng có thể phát sinh phí cao.

Các tiêu chuẩn bảo mật của ngành thẻ thanh toán (PCI) được phát triển và duy trì bởi Hội đồng Tiêu chuẩn Bảo mật PCI nhằm bảo vệ dữ liệu thanh toán trong suốt vòng đời thanh toán. Có những tiêu chuẩn PCI cụ thể được thiết kế để các tổ chức tham gia vào hoạt động thanh toán, chẳng hạn như người bán, nhà cung cấp dịch vụ và các tổ chức tài chính, sử dụng trong môi trường của riêng họ. Các tiêu chuẩn này hỗ trợ việc triển khai các thực tiễn, công nghệ và quy trình bảo mật trong tổ chức.

Các đơn vị chấp nhận thanh toán bằng thẻ, với tư cách là người bán, chịu trách nhiệm cuối cùng về việc tuân thủ Tiêu chuẩn PCI và bảo mật mọi dữ liệu được thu thập hoặc lưu giữ bởi đơn vị đó.

Vui lòng tham khảo trang web của Hội đồng Tiêu chuẩn An ninh PCI để biết thêm thông tin.

Để được giải đáp thắc mắc về các dịch vụ ngân hàng, các hợp đồng ngân hàng hiện có và các vấn đề liên quan đến ngân hàng khác, vui lòng liên hệ với Điều phối viên Thẻ ngân hàng của Văn phòng Kho bạc Nhà nước (OST) theo địa chỉ bankcards@tre.wa.gov.

Để được giải đáp thắc mắc về quy trình Nghiên cứu Khả thi Kinh tế (EFS), vui lòng liên hệ với Kế toán viên Toàn tiểu bang được chỉ định của cơ quan, hoặc Kế toán viên Toàn tiểu bang về Thương mại điện tử của OFM, Pam Valencia, theo địa chỉ pam.valencia@ofm.wa.gov.

Đăng ký liên bang

• Tạp chí chính thức của chính phủ liên bang Hoa Kỳ, trong đó có các quy tắc của cơ quan chính phủ, các quy tắc đề xuất và thông báo công khai trước khi chúng được hoàn thiện và mã hóa trong Bộ luật Liên bang.

Bộ luật Liên bang (CFR)

• Biên soạn các quy tắc chung và vĩnh viễn được các bộ và cơ quan của Chính phủ Liên bang công bố trên Công báo Liên bang.

Các yêu cầu hành chính thống nhất, nguyên tắc chi phí và yêu cầu kiểm toán đối với các khoản tài trợ liên bang (2 CFR Phần 200)

• Đưa ra các điều khoản và yêu cầu chung khác nhau trên toàn chính phủ áp dụng cho hỗ trợ tài chính của Liên bang từ trước đến sau khi trao giải để hướng dẫn người nhận và người nhận phụ trong việc sử dụng quỹ Liên bang.

Phụ lục tuân thủ

• Được xuất bản bởi Văn phòng Quản lý và Ngân sách
• Xác định các yêu cầu tuân thủ hiện hành mà chính phủ liên bang mong đợi được xem xét như một phần của cuộc kiểm toán theo yêu cầu của Đạo luật Kiểm toán Đơn lẻ

Chương trình minh bạch dữ liệu

Đạo luật minh bạch và trách nhiệm giải trình tài trợ liên bang (FFATA)

• Hợp đồng liên bang, trợ cấp, cho vay và các khoản hỗ trợ tài chính khác phải được hiển thị trên một trang web có thể tìm kiếm và truy cập công khai để công chúng Mỹ có thể biết thông tin về cách chi tiêu tiền thuế của họ.

Đạo luật minh bạch và trách nhiệm giải trình số (Đạo luật DATA)

• Mở rộng FFATA bằng cách công bố chi tiêu trực tiếp của cơ quan liên bang và liên kết thông tin chi tiêu theo hợp đồng, khoản vay và trợ cấp của liên bang với các chương trình liên bang để cho phép người nộp thuế và nhà hoạch định chính sách theo dõi chi tiêu của liên bang hiệu quả hơn.

Hội đồng Hỗ trợ Tài chính Liên bang (COFFA )

• Sự hợp tác giữa tất cả các cơ quan hỗ trợ tài chính liên bang làm việc với OMB về mọi vấn đề liên quan bao gồm chính sách, quản lý và hoạt động công nghệ.

2 CFR 200: Câu hỏi thường gặp – cập nhật ngày 15 tháng 1 năm 2025

• Được COFFA xuất bản nhằm giải quyết những câu hỏi thường gặp liên quan đến việc giải thích và khả năng áp dụng của Hướng dẫn thống nhất.

Chi tiêu Hoa Kỳ

• Nguồn dữ liệu mở chính thức về thông tin chi tiêu liên bang và thông tin về các giải thưởng liên bang như hợp đồng, trợ cấp và khoản vay.

SAM.gov

• Danh sách hỗ trợ liên bang (trước đây là CFDA.gov)
• Bị cấm/bị đình chỉ (Danh sách các bên bị loại trừ)
• Yêu cầu số UEI

Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp Hoa Kỳ Trung tâm Thanh toán Kiểm toán Liên bang

• Nộp và xem xét các cuộc kiểm toán trợ cấp liên bang.

Sách vàng

• Văn phòng Trách nhiệm Giải trình của Chính phủ Hoa Kỳ (GAO) – Tiêu chuẩn Kiểm toán Chính phủ

Trung tâm học tập Grants

• Nhiều chủ đề tài trợ và blog cộng đồng

• • Hướng dẫn báo cáo doanh nghiệp về chi tiêu liên bang theo mã số hỗ trợ (ALN).
    • Các cơ quan được khuyến khích sử dụng trường CFDA trong AFRS để có thể chạy báo cáo này nhằm thu thập số tiền chi tiêu để hoàn thành mẫu kê khai “Hỗ trợ tài chính liên bang trực tiếp”.
  • AGA – Danh sách kiểm tra giữa bên nhận phụ và nhà thầu
  • Nhóm làm việc cộng đồng thực hành tài trợ liên bang
  • Đào tạo OFM cho nhân viên kế toán và ngân sách
  • Hướng dẫn của OFM về báo cáo Khoản vay sinh viên giáo dục đại học
  • Đạo luật về trách nhiệm giải trình và minh bạch tài trợ liên bang (FFATA) đối với các khoản tài trợ phụ giữa các cơ quan

• Báo cáo Kiểm toán Đơn lẻ Toàn tiểu bang
• Thỏa thuận Kho bạc-Nhà nước CMIA
• Kế hoạch phân bổ chi phí toàn tiểu bang

Theo quy định của IRA, 12 khoản tín dụng thuế áp dụng cho Thanh toán Trực tiếp được phân loại thành bốn loại sau. Các bản cập nhật HR 1 có khả năng ảnh hưởng đến cơ quan nhà nước nhất đã được ghi chú bên dưới, nhưng đây không phải là danh sách đầy đủ các thay đổi đối với tín dụng Thanh toán Trực tiếp hoặc chính sách năng lượng liên quan được đưa vào HR 1.

• Sản xuất năng lượng và thu giữ carbon
  • Tín dụng thuế sản xuất điện từ năng lượng tái tạo (45)
  • Tín dụng thuế sản xuất điện sạch (45 năm) từ năm 2025 trở đi *HR 1 yêu cầu dự án điện mặt trời và điện gió phải được đưa vào sử dụng trước ngày 31/12/2027.
  • Tín dụng thuế đầu tư cho bất động sản năng lượng (48) trước năm 2025
  • Tín dụng thuế đầu tư điện sạch (48E) từ năm 2025 trở đi *HR 1 yêu cầu các dự án năng lượng mặt trời và gió phải được đưa vào sử dụng trước ngày 31/12/2027.
  • Tín dụng thưởng cho cộng đồng có thu nhập thấp (48e, 48E(h))
  • Cô lập oxit cacbon (45Q)
  • Tín chỉ sản xuất điện hạt nhân không phát thải (45U)
• Sản xuất Chế tạo
  • Tín dụng Dự án Năng lượng Tiên tiến (48C)
  • Tín dụng sản xuất chế tạo tiên tiến (45X)
• Xe cộ
  • Tín dụng cho Xe sạch thương mại đủ tiêu chuẩn (45W) *HR 1 chấm dứt hiệu lực từ ngày 30/9/2025
  • Tín dụng Tài sản Nạp nhiên liệu cho Xe Nhiên liệu Thay thế (30C) *HR 1 chấm dứt hiệu lực từ ngày 30/6/2026
• Nhiên liệu
  • Tín dụng thuế sản xuất hydro sạch (45V)
  • Tín dụng sản xuất nhiên liệu sạch (45Z) từ năm 2025 trở đi

Các tổ chức sẽ sử dụng số tiền tín dụng này để thanh toán thuế trong tờ khai thuế của họ và nhận chúng dưới dạng thanh toán trực tiếp từ Kho bạc Hoa Kỳ. Ấn phẩm 5817-G của IRS có chi tiết về các điều khoản thuế và mô tả 12 loại tín dụng thuế.

Vai trò của đại lý

Các cơ quan có trách nhiệm nộp tờ khai thuế để tiểu bang có thể nhận được khoản tín dụng thuế trả trực tiếp. Cơ quan này có trách nhiệm:

• Đăng ký với IRS và các tổ chức liên quan để cập nhật thông tin về Direct Pay
• Xác định ở mọi giai đoạn của dự án xem có cần tư vấn pháp lý hoặc chuyên gia chuyên môn để hỗ trợ xác định điều kiện đủ tư cách và hoàn thành tờ khai thuế hay không. Tìm kiếm các dịch vụ cần thiết phù hợp.
• Xác định các dự án đủ điều kiện được hưởng tín dụng thuế trả trực tiếp và báo cáo thông tin này cho OFM trong quá trình lập ngân sách và sau khi công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.
• Đăng ký trước để được hưởng khoản tín dụng thuế trả trực tiếp cho mỗi dự án đủ điều kiện.
• Nộp tờ khai thuế để được hưởng tín dụng thuế trực tiếp cho mỗi dự án đủ điều kiện.
• Chia sẻ bản sao hồ sơ nộp trước và tờ khai thuế với OFM để theo dõi.
• Gửi tiền tín dụng thuế vào Quỹ 28V – Tài khoản lương tự chọn giảm lạm phát.

Quy trình và thời gian khai thuế

• Các cơ quan xác định các dự án đủ điều kiện để được hưởng tín dụng thuế thanh toán trực tiếp và thông báo cho OFM. Danh sách này sẽ được xây dựng dựa trên danh sách dự kiến ​​được lập vào đầu năm 2024 và cập nhật vào tháng 6 năm 2025 để báo cáo lên cơ quan lập pháp.
  • Báo cáo bao gồm bản tóm tắt tờ khai thuế đã nộp cho năm tài chính kết thúc (bao gồm danh sách các dự án đã yêu cầu, tổng giá trị bằng đô la của các dự án và tổng số tiền tín dụng được yêu cầu).
• Các cơ quan sẽ tiếp tục sử dụng năm tài chính của tiểu bang làm năm thuế của họ. Một khi năm thuế đã được thiết lập thì không thể thay đổi được nữa.
• Các tờ khai thuế tiếp theo sẽ đến hạn vào ngày 15 tháng 11^th, 2025. Nếu được IRS gia hạn, hồ sơ khai thuế phải nộp trước ngày 15 tháng 5 năm sau. Đây sẽ là hồ sơ khai thuế cuối cùng có bao gồm việc mua xe điện do những thay đổi trong HR1.

Dòng thời gian hàng năm

Các cơ quan có thể làm việc với tờ khai thuế ngay khi IRS mở cổng thông tin cho năm tài chính. Thời điểm này thường là tháng 9, hoặc khoảng ba tháng trước khi kết thúc năm tài chính. Công việc chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ sẽ trùng với thời điểm đóng sổ cuối năm và lập ngân sách, vì vậy chúng tôi khuyến khích các cơ quan hoàn thành bước này ngay khi biết dự án đã được đưa vào sử dụng và cổng thông tin IRS đã mở.

Một đơn vị đủ điều kiện phải hoàn tất đăng ký trước với IRS để giúp đơn giản hóa quy trình trong quá trình nộp hồ sơ thường xuyên. Các đơn vị đủ điều kiện sẽ nhận được một mã số đăng ký riêng cho từng địa điểm/tài sản dự án để sử dụng trong tờ khai thuế hàng năm nhằm được hưởng tín dụng thuế Direct Pay. Mã số đăng ký bắt buộc phụ thuộc vào số lượng tài sản được hưởng tín dụng sẽ tạo ra các khoản tín dụng đó.

Nói chung, bạn nên đăng ký trước:

• Không sớm hơn thời điểm bắt đầu kỳ tính thuế khi bạn được hưởng tín dụng. Ví dụ: nếu bạn thực hiện một dự án vào năm 2024, bạn chỉ nên đăng ký trước vào mùa khai thuế năm 2025.
• Sau khi đưa bất động sản đầu tư hoặc cơ sở sản xuất vào sử dụng, điện sẽ được sản xuất hoặc bộ sạc điện sẽ được lắp đặt và sẵn sàng sạc cho xe.

Ấn phẩm 5884 của IRS và các câu hỏi thường gặp được công bố có thông tin chi tiết về việc đăng ký trước khi nộp thuế. Trang web bên ngoài này cũng có thông tin hữu ích về quy trình này.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước về quy trình đăng ký: Hướng dẫn từng bước đăng ký nộp trước hồ sơ Direct Pay

Hệ thống đăng ký trước khi nộp hồ sơ

• Đăng ký thanh toán tự chọn hoặc chuyển khoản tín dụng | Sở Thuế vụ
• Ấn phẩm 5884, Hướng dẫn sử dụng Công cụ Đăng ký trước khi nộp hồ sơ theo Đạo luật Giảm lạm phát (IRA) và Đạo luật CHIPS năm 2022 (CHIPS)
• Ấn bản 5902, Hướng dẫn sử dụng Quản lý Giấy phép Năng lượng Sạch

Các điều khoản về Thanh toán Trực tiếp có thể được tìm thấy trong Mục 8008 của Dự luật Thay thế Thượng viện số 5949 đã được thông qua vào tháng 2024 năm 2024.

Ấn phẩm 5817 của IRS cung cấp mô tả ngắn gọn về các điều khoản tín dụng thuế cho khoản thanh toán trực tiếp/khoản thanh toán tự nguyện. Phân tích ban đầu cho thấy tín dụng thuế cho tiểu bang Washington chủ yếu tập trung vào ba lĩnh vực:

1. Tín dụng thuế đầu tư cho bất động sản năng lượng (48) trước năm 2025 / Tín dụng thuế đầu tư điện sạch (48E) từ năm 2025 trở đi
2. Tín dụng cho Xe sạch thương mại đủ tiêu chuẩn (45W)
3. Tín dụng Tài sản Nạp nhiên liệu cho Xe Nhiên liệu Thay thế (30C)

Xem mô tả ngắn gọn về các điều khoản thuế: Mô tả ngắn gọn về các điều khoản tín dụng thuế cho tiểu bang Washington

Mẫu đơn 990-T chỉ dành cho việc trình bày về lựa chọn thanh toán theo yêu cầu

Các thực thể áp dụng nộp Mẫu 990-T qua thư

Lương tự chọn và khả năng chuyển nhượng | Sở Thuế vụ (irs.gov)

Câu hỏi thường gặp về lương tự chọn và khả năng chuyển nhượng: Lương tự chọn | Sở Thuế vụ (irs.gov)

Tín dụng và khấu trừ theo Đạo luật Giảm lạm phát năm 2022 | Sở Thuế vụ (irs.gov)

Hướng dẫn nộp Mẫu đơn 3800 cho một số năm thuế ngắn hạn năm 2023 (irs.gov)

Đăng ký thanh toán tự chọn hoặc chuyển khoản tín dụng | Sở Thuế vụ (irs.gov)

Ấn bản 5902 (Sửa đổi lần 1-2024) (irs.gov)

Bộ Tài chính và Sở Thuế vụ ban hành hướng dẫn về tín dụng đầu tư sản xuất tiên tiến | Sở Thuế vụ

Ấn phẩm 5817_Tổng quan về lương tự chọn

Ấn phẩm 5817-A_Hợp tác xã điện nông thôn

Ấn phẩm 5817-B_ Chính quyền Lãnh thổ Hoa Kỳ

Ấn phẩm 5817-C_Tập đoàn bản địa Alaska

Ấn phẩm 5817-D_Tổ chức miễn thuế

Ấn phẩm 5817-E_Chính quyền tiểu bang và địa phương

Ấn phẩm 5817-F_Chính quyền bộ lạc người da đỏ

Ấn phẩm 5817-G_Tín dụng thuế đủ điều kiện cho tiền lương tự chọn

Ấn phẩm 5902_Quản lý Giấy phép Ủy quyền Năng lượng Sạch

Tùy chọn nộp hồ sơ điện tử | Sở Thuế vụ (irs.gov)

Thanh toán trực tiếp

Hội thảo trực tuyến về thanh toán trực tiếp cho các cơ quan nhà nước

Xin chân thành cảm ơn Sở Thương mại WA và tổ chức Lawyers for Good Governance đã tổ chức hội thảo trực tuyến này cho các cơ quan nhà nước của chúng tôi!

Câu Hỏi Thường Gặp

• Sử dụng thông tin cá nhân của nhân viên để hoàn tất việc đăng ký và khai thuế: những tác động là gì và nhân viên có thể từ chối đăng ký/nộp hồ sơ dưới tên của họ không?
  Cơ quan sẽ cần người chuẩn bị chính, người dự phòng và người ký tờ khai thuế.

Phản hồi : Nhân viên đang hành động với tư cách là người đại diện chính thức, không phải là người chịu trách nhiệm cá nhân.

• Ai nên ký tờ khai thuế cho cơ quan nộp? Và những rủi ro/trách nhiệm pháp lý nào sẽ được ngụ ý?

Phản hồi : Người đứng đầu/người được ủy quyền của cơ quan ở cấp giám đốc

Nhân viên đang hành động theo năng lực chính thức của họ, không phải là trách nhiệm cá nhân

• Quá trình này có thể được tập trung hóa (tại OFM) không?

Trả lời : Người sở hữu bất động sản phải là người khai thuế theo mã số thuế cá nhân của mình.

• Trường Đại học hiện đã nộp tờ khai thuế hàng năm và các khoản tín dụng từ Direct Pay có thể giúp bù đắp bất kỳ khoản thuế nào phải nộp. Liệu trường Đại học có cần phải gửi phần ưu đãi Direct Pay để tài trợ cho Tài khoản Lương Tự chọn Giảm Lạm phát 28V theo ESB 6098 không?

Phản hồi : Điều 5, điều khoản tạo ra tài khoản, không quy định bất kỳ ngoại lệ nào. Vì vậy, theo nghĩa đen của điều khoản này, nếu tiền được nhận từ khoản lương tự nguyện được quy định theo luật liên bang, thì số tiền đó “phải” được gửi vào tài khoản đó.

• Đối với một tổ chức như Đại học, liệu yêu cầu gửi tín dụng thuế Thanh toán Trực tiếp vào quỹ 28V có áp dụng cho các dự án không được nhà nước tài trợ (chẳng hạn như tiền từ các nhà tài trợ hoặc tài khoản địa phương) không?

Trả lời : Nếu dự án không được tài trợ bằng tiền của nhà nước, thì số tiền nhận lại không cần phải gửi vào tài khoản. Mặc dù tiền quyên góp từ tư nhân không phải là tiền của nhà nước, nhưng tiền trong các tài khoản địa phương có thể là tiền của nhà nước hoặc không. Họ nên kiểm tra với bộ phận kế toán để xác định điều đó.

• Chúng tôi có thể bao gồm các dự án từ những năm trước đủ điều kiện nhưng bị bỏ sót trong hồ sơ của những năm trước do nhầm lẫn không?

Trả lời : Theo hướng dẫn từ tổ chức Lawyers for Good Government, rất tiếc là không thể. Các khoản tín dụng thuế tự chọn phải được khai báo trên tờ khai thuế gốc, nộp đúng hạn cho năm mà khoản tín dụng đó được tích lũy. Các khoản tín dụng từ những năm trước không thể được khai báo trên tờ khai hiện tại, ngay cả khi khoản tín dụng đó chưa từng được khai báo trước đây.

Có hiệu lực từ năm tài chính 2022, Tuyên bố số 87 của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Chính phủ (GASB), về Thuê tài sản, thiết lập một mô hình duy nhất cho kế toán thuê tài sản dựa trên nguyên tắc rằng thuê tài sản là hình thức tài trợ cho quyền sử dụng tài sản. Bên thuê sẽ ghi nhận một khoản nợ thuê tài sản và một quyền sử dụng tài sản vô hình, và bên cho thuê sẽ ghi nhận một khoản phải thu thuê tài sản và một dòng tiền thu hồi được hoãn lại. GASB 87 áp dụng cho thuê tài sản vốn - bao gồm nhà cửa, đất đai, thiết bị và thuê tài sản mà cơ quan này là bên thuê hoặc bên cho thuê. Để biết thêm thông tin về việc triển khai GASB 87 và cách chuẩn bị cho những thay đổi, vui lòng xem lại những thông tin sau:

Có hiệu lực từ năm tài chính 2023, Tuyên bố số 96 của GASB thiết lập định nghĩa về SBITA và hướng dẫn về kế toán và báo cáo tài chính cho các thỏa thuận này. Định nghĩa và các yêu cầu rất giống với GASB 87, Hợp đồng thuê. Khi bắt đầu thời hạn đăng ký, một tài sản đăng ký quyền sử dụng - một tài sản vô hình - và một khoản nợ đăng ký tương ứng phải được ghi nhận. Thời hạn đăng ký bắt đầu khi tài sản đăng ký được đưa vào sử dụng.

Có hiệu lực từ năm tài chính 2023, Tuyên bố 94 của GASB định nghĩa các thỏa thuận hợp tác công-tư và hợp tác công-công (PPP), cũng như các thỏa thuận nhượng quyền dịch vụ (SCA) và các thỏa thuận thanh toán dựa trên khả năng cung cấp (APA). Tuyên bố này đưa ra các tiêu chí cụ thể để đáp ứng các định nghĩa này, cũng như các yêu cầu về kế toán và báo cáo tài chính cho cả hai bên của các thỏa thuận.

Trong phạm vi tuyên bố này, PPP là một thỏa thuận trong đó chính phủ ký hợp đồng với một đơn vị khác (nhà điều hành) để cung cấp dịch vụ công bằng cách chuyển giao quyền vận hành hoặc sử dụng tài sản vốn trong một khoảng thời gian nhất định thông qua một giao dịch trao đổi hoặc giao dịch tương tự. SCA là một loại hình PPP cụ thể, trong đó nhà điều hành được trả thù lao bằng phí từ bên thứ ba, nhưng chính phủ vẫn giữ một phần quyền kiểm soát đối với các dịch vụ được cung cấp, đối tượng được cung cấp và mức phí được áp dụng. Chính phủ cũng có quyền hưởng lợi ích còn lại đáng kể trong tiện ích dịch vụ của tài sản vốn khi thỏa thuận kết thúc.

Trong APA, chính phủ mua sắm tài sản vốn hoặc dịch vụ bằng cách trả thù lao cho bên vận hành cho các hoạt động có thể bao gồm thiết kế, xây dựng, tài trợ, bảo trì và vận hành tài sản vốn trong một khoảng thời gian nhất định thông qua một giao dịch trao đổi hoặc tương tự. Khác với PPP, khoản thù lao từ chính phủ hoàn toàn dựa trên tính khả dụng của tài sản chứ không phải hiệu quả thực tế của dịch vụ công.

DebtBook được sử dụng để theo dõi các thỏa thuận cho thuê quyền sử dụng và các thỏa thuận CNTT dựa trên đăng ký nhằm tuân thủ các Chuẩn mực Kế toán GASB số 87 và 96. DebtBook lập các bảng tính khấu hao và báo cáo sẽ được sử dụng để ghi nhận các bút toán kế toán cuối năm cho các hợp đồng cho thuê và SBITA, cũng như để ghi lại thông tin trong biểu mẫu công bố thông tin về Hợp đồng cho thuê và SBITA.

Các cơ quan được yêu cầu theo dõi những thông tin sau trong DebtBook:

• Tất cả các thỏa thuận cho thuê quyền sử dụng đáp ứng chính sách vốn hóa của tiểu bang với tổng số tiền thuê là 500,000 đô la. (GASB 87)
• Các thỏa thuận CNTT dựa trên đăng ký (SBITA) đáp ứng chính sách vốn hóa của tiểu bang với tổng số tiền thanh toán đăng ký là 1,000,000 đô la. (GASB 96)

Có thêm thông tin về các hợp đồng đủ điều kiện là hợp đồng thuê quyền sử dụng và SBITA trong SAAM 30.20 cũng như sơ đồ quyết định trên trang Kế toán Thuê (GASB 87) trong mục Tài nguyên và trong chính DebtBook. Tuy nhiên, một số thuộc tính chính như sau:

• Đó là tài sản cố định (tòa nhà, đất đai hoặc thiết bị) hoặc phần mềm.
• Hợp đồng không phải là giữa các cơ quan nhà nước
• Thời hạn thuê/đăng ký dài hơn 1 năm

Xem trang web DebtBook IT.

Các cơ quan sẽ tiếp tục theo dõi tất cả các cơ sở thuộc sở hữu nhà nước và cho thuê trong FPMT theo yêu cầu của OFM Facilities.

Không, DebtBook không gửi trực tiếp các giao dịch đến AFRS, cũng không tạo ra các khoản thanh toán. Việc thanh toán cho nhà cung cấp cần được thực hiện bên ngoài hệ thống DebtBook bằng cách sử dụng tiểu mục/tiểu mục phù hợp nhất với hợp đồng thuê (ví dụ: ED/D010 cho hợp đồng thuê nhà). Vào cuối năm, DebtBook sẽ cung cấp các bút toán điều chỉnh để phân loại lại tiểu mục/tiểu mục được sử dụng khi thanh toán, phân bổ đúng tỷ lệ giữa gốc và lãi.

Xem câu hỏi bên dưới liên quan đến các hoạt động thường niên của cơ quan.

Vào cuối năm tài chính, các cơ quan cần:

• Đảm bảo thông tin về hợp đồng thuê và SBITA trong DebtBook được cập nhật. Điều này bao gồm:
  • Bổ sung bất kỳ hợp đồng thuê/SBITA mới nào có thể vốn hóa.
  • Cập nhật hợp đồng thuê/SBITA với bất kỳ thay đổi nào (sửa đổi, gia hạn, chấm dứt hợp đồng sớm).
  • Cập nhật hợp đồng thuê/SBITA với những thay đổi về phân bổ quỹ.
• Ghi nhận các giao dịch vào AFRS bằng cách sử dụng các báo cáo được tạo từ DebtBook (xem “Bảng đối chiếu cho mục nhập AFRS” trên trang này). Hợp đồng cho thuê, SBITA và PPP (trang web). Các giao dịch này bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
  • Ghi nhận các hợp đồng thuê/SBITA MỚI.
  • Phân loại lại các khoản thanh toán hàng tháng giữa Tiền gốc/Lãi suất.
  • Đã khấu hao tài sản thuê/SBITA.
  • Phân loại lại khoản nợ ngắn hạn đến hạn trong năm tài chính mới.
  • Loại bỏ tài sản thuê/SBITA khi kết thúc thỏa thuận.
• Đối chiếu số dư GL giữa AFRS và DebtBook (xem “Hướng dẫn/Mẫu đối chiếu DebtBook với AFRS” trên trang web). Hợp đồng cho thuê, SBITA và PPP trang mạng).
• Điền vào Mẫu đơn Khai báo thông tin bằng cách sử dụng thông tin từ DebtBook (xem hướng dẫn về Mẫu đơn Khai báo thông tin của tiểu bang trên trang web của chúng tôi). trang web đào tạo thuộc chương trình đào tạo và nguồn lực cuối năm tài chính.

*Lưu ý, các hoạt động này có thể được thực hiện thường xuyên hơn, nhưng các cơ quan được kỳ vọng sẽ thực hiện tối thiểu mỗi năm một lần.

• Lựa chọn đầu tiên là lãi suất được ghi rõ trong hợp đồng. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, rất hiếm khi một hợp đồng bao gồm thông tin này.
• Nếu không có thông tin về lãi suất đã nêu, hãy nhập Lãi suất vay tăng thêm của tiểu bangDựa trên ngày bắt đầu hợp đồng, loại hợp đồng thuê và thời hạn. Bảng lãi suất này có thể được tìm thấy trên... Trang web DebtBook của OFM hoặc là Trang web cung cấp thông tin về Hợp đồng thuê, Thỏa thuận thuế doanh nghiệp nhỏ và Hợp tác công tư..
• Nếu thời hạn thuê được sửa đổi, mức giá cũng cần được cập nhật.

Nếu bạn biết khi nào mức phí mới bắt đầu có hiệu lực, hãy phản ánh điều đó trong DebtBook bằng cách nhập số tiền cũ cho đến ngày phí mới có hiệu lực. Sau đó, nhập các khoản thanh toán dựa trên những gì bạn biết chắc chắn sẽ là.

Nếu bạn chưa biết khi nào mức thanh toán mới bắt đầu có hiệu lực, hãy nhập số tiền thanh toán cũ vào DebtBook cho đến khi biết được ngày có hiệu lực của mức thanh toán mới. Sau đó, sử dụng tùy chọn “sửa đổi” trong DebtBook để thay đổi số tiền thanh toán thành số tiền mới.

Các quỹ của chính phủ được hạch toán bằng phương pháp kế toán dồn tích điều chỉnh, trong khi các quỹ sở hữu và quỹ ủy thác được hạch toán bằng phương pháp kế toán dồn tích đầy đủ.

DebtBook tạo các bút toán nhật ký trong các tab riêng biệt cho từng loại quỹ dựa trên (các) quỹ đã được nhập cho Hợp đồng thuê hoặc SBITA đó.

Không, DebtBook sẽ vẫn là một ứng dụng hoạt động và vẫn cần được sử dụng cho các Hợp đồng thuê và SBITAs sau khi Workday đi vào hoạt động.