원격 근무 인체공학

직원들이 활용할 수 있는 유용한 자료들이 많이 있습니다. 직원들이 가장 먼저 살펴봐야 할 곳은 소속 기관의 내부 웹사이트와 노동산업부 인체공학 웹사이트 입니다 . 이곳에서 업무 절차, 도구, 교육 등에 대한 훌륭한 정보를 찾을 수 있습니다.

직원이나 감독자가 인체공학적 과정을 수행하는 데 필요한 도구를 찾을 수 있는 링크는 다음과 같습니다.

•  주정부 HR 인체공학 체크리스트 [Word 문서]
•  주정부 인사 자체 평가 양식[Word 문서]
• 주정부 인사부가 권장하는 원격근무 장비 [Word 문서]
• 인체공학 섹션과 같은 교육 자료 LNI의 안전과 건강 페이지

직원이 인체공학 체크리스트에 명시된 교육 자료를 검토한 후 2단계로 넘어갑니다.

자가 평가를 통해 직원과 고용주는 직원의 구체적인 우려 사항을 기록하고 스스로 문제를 해결하도록 안내받을 수 있습니다. 자가 평가에는 직원의 업무 공간 사진이 포함될 수 있지만, 사진은 필수가 아닙니다. (감독자는 직원이 유용한 사진을 촬영할 수 있도록 아래의 L&I "사진 촬영 팁"을 제공할 수 있습니다.) 각 상황에 가장 적합한 절차를 직원과 함께 모색해 주시기 바랍니다.

• 직원의 자가 평가에서 우려 사항이 발견될 경우, 해당 기관의 정책에 따라 상사, 인사부 및/또는 인체공학 전문가에게 연락해야 합니다. (참고: 직원의 요청은 상사를 거치지 않아도 됩니다. 기관 내부 정책을 확인하십시오.)
• 문제가 없을 경우, 관리자는 자체 평가를 받은 후 직원에게 연락하여 직원 자체 평가서를 제출해야 합니다.

직원과 논의 후 관리자가 공식적인 평가/심사가 필요하다고 판단하는 경우, 직원 또는 관리자는 인사/인간공학 평가자에게 연락합니다. 평가자는 원격 평가 일정을 정하고, 교육 자료 검토 및 직원 자가 평가 완료를 위해 관리자에게 참조 번호와 함께 직원에게 알림을 보냅니다.

직원과의 실제 회의 전에 완료해야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 인체공학적 평가를 준비하기 위해 평가자는 직원이 비디오 평가에 대해 우려하는 사항이 있는지 확인해야 합니다. 만약 그렇다면, 가상 회의 전에 해당 우려 사항을 해결해야 할 수도 있습니다. 또한, 평가자는 직원에게 다음 사항을 요구합니다. 중요도 순으로 나열되어 있습니다.

1. 교육 자료를 전체적으로 검토하세요(인체공학 체크리스트 참조).
2. 자체 평가를 완료하세요
3. 직원이 회의 전에 사진을 제공하기를 원하는 경우 사진을 제공하세요(아래 사진 섹션 및 사진 팁 시트 참조)
   1. 직원이 작업 공간 의자에 앉아 키보드/마우스를 사용하고 있는 모습을 측면으로 보여주는 사진 네 장을 추천합니다. 단, 두 장의 사진으로 네 가지 각도를 모두 담을 수도 있습니다.
   2. 작업 시 직원이 바라보는 화면을 포함한 머리부터 허리까지
   3. 어깨를 의자에 대고 손은 키보드에 올려놓습니다.
   4. 마우스에 손을 얹고 의자에 어깨를 기대세요
   5. 키보드/마우스에 손을 얹고 앉아 허리에서 발까지
4. 다음을 포함하여 작업 영역의 측정값을 제공하세요.
   1. 작업 표면/책상 또는 탁상(너비 및 깊이)
   2. 바닥에서 데스크탑까지의 높이
   3. 작업 시 다리가 놓이는 책상 아래 개구부(너비 및 높이)

예비 작업이 완료되면 평가자는 직원과 감독자(감독자는 선택 사항)와 가상으로 만나 평가를 완료할 시간을 정합니다.

사진에 대한 중요 참고 사항:

직원이 인체공학적 평가를 위해 제출한 사진은 개인정보 보호 및 공개 기록에 대한 우려를 불러일으킬 수 있습니다. 직원이 재택근무 환경에서 촬영한 사진을 제공하기로 선택하는 경우, 기관은 다음과 같은 조치를 취할 것을 강력히 권고합니다.

1. 필요한 정보를 수집하여 최종 보고서에 기록한 후에는 사진을 삭제하십시오. 평가에 필요한 정보는 인체공학 보고서에 기록해야 합니다. 이후 사진은 폐기될 수 있으며, 인체공학 관련 데이터에 대한 6년 기록 보관 기간이 공식 기록으로 인체공학 평가에 적용됩니다.
2. 직원들에게 사진 처리 방법에 대한 지침을 제공하십시오. 참여를 원하는 직원은 Outlook의 보낸 편지함에서 보낸 메시지를 삭제해야 합니다. 기관에서 공식적인 국가 업무에 개인 기기 사용을 지원하지 않는 경우, 직원들은 가능한 한 국가 소유 장비만 사용하여 사진을 촬영하도록 권장해야 합니다. 사진을 받는 사람은 Outlook에서만 사진을 열어야 하며, 컴퓨터에 로컬 사본을 저장해서는 안 됩니다. 직원이 사진의 데이터를 필사한 후에는 사진이 포함된 수신 이메일과 사진을 수신한 날로부터 10일 이내에 삭제하여 사진이 Vault에 저장되지 않도록 해야 합니다. ​​​​​​

그 다음은 어떻게 되나요? 인체공학 평가가 완료된 후에도 완료해야 할 몇 가지 단계가 남아 있습니다. 평가 목적과 관계없이, 기관 내 적절한 HR 컨설턴트와의 협력이 중요합니다.

합리적 편의 제공 과정의 일부로서의 평가

평가가 합리적 편의 제공("RA")과 관련된 경우, 인체공학 전문가는 직원에게 결과를 제공하기 전에 담당 HR 컨설턴트와 면담해야 합니다. RA 과정에서 고려해야 할 다른 요소들이 있을 수 있습니다. 이는 직원의 장애 여부 및 직원의 의료 서비스 제공자가 파악한 기타 장애나 제약 사항에 따라 달라집니다.

의학적 문제로 인한 평가

평가가 기저 질환으로 인한 경우, 인체공학 전문가는 직원에게 결과를 전달하기 전에 담당 HR 컨설턴트와 면담해야 합니다. 이 외에도 상호 작용 과정에서 고려해야 할 다른 요소들이 있을 수 있습니다.

신규 직원 오리엔테이션, 재택근무 계약, 예방, 불편함 또는 후속 조치로 인한 평가

1. 통지 및 승인과 관련된 내부 기관 정책(HRC, 감독자, 임명 권한자)을 준수하십시오. 다음 사항을 포함해야 합니다.
   1. 기관 내부 운영 프로세스에 따라
   2. 인체공학 전문가가 장비 구매를 권장하기 전에 해당 기관의 HR 컨설턴트와 협의하세요.
2. 조사 결과와 권장 사항을 작성하여 직원과 감독자에게 보고서를 보내고, 올바른 인체공학을 보장하기 위해 어떤 솔루션을 권장/제공했는지도 포함하세요.
3. 직원 및 관리자와의 원격 협의 결과를 검토합니다. 분석 결과와 권장 사항을 논의하기 위해 전화 또는 온라인 회의 일정을 예약합니다.
   1. 어떤 솔루션/옵션이 사용 가능합니까?
   2. 추가 교육이나 리소스 권장 사항이 있습니까?
   3. 장비가 필요한가요? 필요한 경우, 직원 및 관리자와 협력하여 요청 처리 및 승인을 받고 직원에게 전달하세요.

직원 자가 평가든 공식 평가든 인체공학 평가가 완료되면 직원에게 후속 조치를 취하는 것이 매우 중요합니다. 4~6주 이내에 직원에게 연락하여 다음 사항을 확인하십시오.

• 직원이 권장하는 인체공학적 변경 사항을 적용했습니다.
• 직원은 올바른 인체공학적 관행을 따르고 있습니다.
• 해결책이 작동합니다
• 해당되는 경우 권장되는 장비를 받았습니다.

참고: 직원에 대한 후속 조치는 설문 조사, 이메일 또는 후속 회의 등 다양한 방법으로 진행할 수 있습니다. 후속 조치가 서면으로 이루어지거나 설문 조사로 진행될 경우, 그 결과가 공개 기록으로 남을 수 있다는 점을 항상 유념해야 합니다. 기관은 직원에게 공개 기록으로 남을 수 있는 내용에 대해 신중하게 고려해야 합니다.

직원에게 보낼 수 있는 메시지:

인체공학적 지원을 빠르고 효율적으로 받으실 수 있도록, 사무실 워크스테이션에 대한 원격 평가를 제공해 드리고자 합니다. 필수는 아니지만, 좋은 사진을 촬영해 주시면 원격 평가에 매우 도움이 됩니다. 작업 공간, 특히 컴퓨터를 자주 사용하시는 경우, 작업 공간과 어떻게 상호 작용하는지 살펴보고자 합니다.

1. 가능하다면 누군가에게 책상에 앉아 있는 모습을 여러 각도에서 찍어달라고 부탁하세요. 머리부터 발끝까지 옆모습이 담긴 사진을 최소 한 장 이상 찍어주세요. 사진을 찍을 때 "포즈"를 취하지 마세요. 평소처럼 작업하여 사진에 평소 자세가 잘 드러나도록 하세요. 예시:

2. 당신이 없는 작업 공간의 사진 몇 장을 첨부해 주시면 작업 배치와 장비를 더 잘 볼 수 있습니다.
3. 특별히 걱정되는 문제나 업무 내용이 있다면, 그것도 꼭 사진으로 찍어 두세요.